RefWorks - leiðbeiningar

RefWorks - leiðbeiningar www.refworks.com Munið ONLINE HELP Helstu kostir RefWorks: Unnið í forritinu yfir Internetið hvaðan sem er og gögnin geymast á netinu. Hægt að hlaða niður tilvísunum beint og óbeint úr t.d. Scopus, PubMed, Cinahl og fleiri gagnasöfnum á netinu og geyma inni í Refworks, flokka og finna aftur. Hægt að vinna samhliða í Word og RefWorks og færa inn tilvitnanir beint úr RefWorks jafnóðum og þær koma fyrir í textanum (eða eftirá!)og láta síðan RefWorks í lokin gera heimildaskrá eftir tilteknum stöðlum, t.d. APA. 1. Að gerast notandi í RefWorks RefWorks er forrit sem notendur nálgast yfir Internetið og vinna á því þar. Í fyrsta sinn þarf að skrá sig sérstaklega. Notendur geta verið: Starfsmenn LSH, lækna- og hjúkrunarfræðideilda HÍ og starfsmenn þeirra stofnana sem gert hafa þjónustusamning við BUSV. Nemendur lækna- og hjúkrunarfræðideilda HÍ. Skráning í fyrsta sinn þarf að fara fram innan stofnana ofangreindra aðila og notendur þurfa að hafa netföng hjá þessum stofnunum. Nemendur og kennarar ofangreindra deilda í HÍ geta skráð sig í Læknagarði eða Eirbergi. Eftir skráningu fá notendur sendan póst sem inniheldur lykilorð og Group Code Mjög mikilvægt er að geyma hann því Group Code þarf að nota í hvert sinn þegar farið er inn utan stofnunar, t.d. heima. Farið á vef bókasafns LSH og smellið á Heimildaskráningaforrit Finnið tengilinn Sign up for an individual account og smellið á hann 1

Fyllið út skv. fyrirmælum ekki hafa íslenska stafi og gætið þess að nota netfang ykkar eigin stofnunar eða skóla, ekki simnet, hotmail o.s.frv. ATH: (Innan LSH er hægt að fara á slóðina www.refworks.com, smella á User Login og síðan smella á á Sign up for an individual account.) Hér verða nefndir nokkrir möguleikar varðandi verklag í RefWorks. Athugið að möguleikarnir eru mun fleiri. Sjá nánar hjálpina í RefWorks, efni á síðu bókasafnsins Kennsluefni og leiðbeiningar RefWorks og Tutorial + Quick start guide á www.refworks.com 2. Að búa til nýja möppu (folder) Hver og einn verður að finna það vinnulag sem honum hentar best varðandi utanumhald heimilda. Sumum finnst gott að vinna með eitt stórt safn/möppu, öðrum finnst gott að setja tilvísanir fyrir hvert verkefni/ritgerð í sér safn/möppu. Til að búa til nýja möppu: Smella á Folder Create new folder Gefa möppunni nafn. Hægt er að búa til eins margar möppur og þarf. Síðan er hægt að flytja tilvísanir (referensa) á milli eftir þörfum eftir á ef þörf krefur. 3. Að flytja inn tilvísanir (references) úr Scopus Þegar búið er að velja niðurstöður í Scopus með því að haka í þær (hvort sem er á niðurstöðusíðu eða inni í My List) er smellt á Output. Velja Export format: RefWorks direct export Velja Content format þær uppl. sem þið viljið hafa. Gjarnan Abstract format. Smella á Export Skrá ykkur inn í Refworks (ef Refworks er ekki nú þegar opið) og síðan gerist þetta sjálfkrafa. 2

Athugið að ef þið gerist notendur að Scopus (með eigið aðgangsorð/lykilorð), getið þið skilgreint aðgangsorð/password í Refworks inni í My Profile í Scopus. Eftir það er mjög þægilegt að flytja tilvísanir úr Scopus yfir í Refworks því þá þarf ekki að logga sig sérstaklega inn í Refworks! 4. Að vera inni í Pubmed, leita og flytja tilvísanir (references) í Refworks. Þegar leitað er beint inni í PubMed, er hægt að vista niðurstöðurnar á tiltekinn hátt og hlaða þeim inn í RefWorks. Eftir að leit hefur farið fram þarf að velja úr niðurstöðum, t.d. með því að haka við þær tilvísanir sem á að færa inn í Refworks. Síðan eru tilvísanir færðar inn á eftirfarandi hátt: 1) Velja Medline í Display valmyndinni 2) Velja File úr Send to valmyndinni, því ætlunin er að vista niðurstöðurnar sem lítið textaskjal á tölvunni ÁÐUR þær eru færðar inn í Refworks. 3

3) Á tölvum LSH kemur stundum aðvörun gul lína efst í browsernum á þessu stigi: Þú þarft að smella á gulu línuna og velja Download file. Velja síðan aftur Send to File. 4) Nú kemur gluggi þar sem þér er boðið að opna eða vista skjalið: Þú smellir á Save og vistar skjalið niður á tölvuna þína ágætt að setja á Desktop/skjáborð til að eyða því síðar. 5) Nú þarftu að færa skjalið inn í RefWorks með eftirfarandi hætti: Opnaðu Refworks og skráðu þig inn Farðu í References Import Veldu Import filter/database, í þessu tilviki Landspitali University Hospital (eða NLM PubMed, alveg sama) Veldu Database, sem er PubMed 4

Smelltu á Browse og finndu skjalið file sem þú vistaðir úr PubMed og ætlar að flytja inn Smella einu sinni á skjalið og svo Open Smelltu loks á Import hnappinn, neðst í Refworks glugganum. Nú ættu tilvísanirnar að vera komnar inn. Athugaðu það með því að smella á View last imported folder. Nú er gott að færa tilvísanirnar í rétta möppu. (Raunar var það líka hægt í Import glugganum hér að ofan) Hakaðu t.d. við All in list og finndu síðan réttu möppuna sem tilvísanirnar eiga að fara í, undir Put in folder og smelltu loks á OK. 5. Að vera inni í Refworks og leita þaðan í PubMed (óbeint) Það er hægt að leita í PubMed innan úr Refworks, en sú leit er engan veginn jafn markviss og bein leit í PubMed. Þó getur verið gott að nýta hana ef finna á eina og eina grein. Smella á Search Velja Online catalogue or database 5

Finna PubMed í listanum ef hann kemur ekki sjálfkrafa upp (online database to search) ATH: Descriptors eru efnisorð! Verið búin að leita í PubMed og finna út góð efnisorð fyrst! Stilla Max. references to download eftir því hvað þið viljið/eigið von á mörgum tilvísunum. Eftir að hafa framkvæmt leit, þarf að velja tilvísanir (referensa) sem á að geyma og flytja í þá möppu (folder) sem óskað er haka við Selected, Page eða All in list. Smella á Import og velja nafnið á möppunni sem á að hýsa tilvísanirnar. 6

6. Að flytja inn tilvísanir úr Cinahl (Ebscohost) Þessi leið á við gagnasöfnin í OVID Framkvæmdu leit. Smelltu á Add möppuíkonið hægra megin við þær niðurstöður sem þú vilt geyma. Smelltu á tengilinn Folder has items fyrir ofan Results List hægra megin á skjánum. Smelltu á Export. Smelltu á hnappinn fyrir framan Direct Export to RefWorks til að undirbúa flutninginn. ATH: Taktu hakið úr Remove these items from folder after saving option, ef þú vilt að tilvísanirnar verði áfram í möppunni eftir að þú fluttir þær í Refworks. Smelltu á Save hnappinn til að hefja flutninginn. Þessi skipun opnar RefWorks ef það er ekki opið nú þegar og flytur sjálfkrafa inn tilvísanirnar. Tilvísanirnar ættu nú að birtast í Last Imported Folder. 7. Að setja inn tilvísanir handvirkt (ekki hlaða beint úr gagnasöfnum) Smella á References Add new reference Velja t.d. required fields for APA ef styðjast á við APA kerfið 7

Fylla síðan inn eftir því sem við á og smella loks á Save Reference. Það þarf að kynna sér MJÖG VEL hvernig á að handfæra inn nöfn höfunda o.s.frv. ef tilvísanir fara ekki rétt inn koma þær rangt út í heimildaskrá. Skoða prenta út hjálpina! http://www.refworks.com/refworks/help/adding_references_manually.htm 8. Að búa til My list Hægt er að tína til tilvísanir úr mismunandi möppum og setja í My List (sem er í raun ekkert annað en n.k. mappa þó hún flokkist ekki undir Folders). Haka við tilvísun í hvaða möppu sem er og smella á Add to My List. Til að skoða það sem er inni í My List, er farið í View My List. 9. Að búa til heimildaskrá úr tilvísunum í ákveðinni möppu Hægt er að búa til einfalda heimildaskrá úr völdum tilvísunum (t.d. heilli möppu). Smella á Bibliography Velja staðal (Output Style) t.d. APA 5 th. Hafa hakað við Format a Bibliography from a List of References Velja hvers konar skjal á að verða til undir File Type t.d. html (vefsíða) Velja hvaðan tilvísanirnar eiga að koma, t.d. úr tiltekinni möppu (Folder) eða My list Smella á Create Bibliography 10. Að leita í RefWorks að tilvísunum (sem búið var að setja inn) 8

Sjá undir hnappinum Search mismunandi möguleikar til leitar. 11. Að ganga frá handritum í Word með Refworks: One line/cite View Það eru til nokkrar leiðir til að setja tilvísanir úr Refworks inn í Wordskjal og ganga síðan frá skjalinu endanlega með heimildaskrá aftast. Hér verður kynnt One Line/Cite View leiðin. Vertu með Wordskjalið þitt opið Vertu inni í Refworks og stilltu á Online/Cite View Þá líta gögnin þín í Refworks út á þessa leið: 9

Þegar þú hefur fundið réttu tilvísunina til að setja inn í Word, smellirðu á Cite fyrir framan tilvísunina. Þá opnast lítill gluggi: Hér þarftu að velja tilvísunina (ljóma hana/sverta), kópíera hana (lyklaborðsskipun Ctrl - C) og fara með hana í Wordskjalið á réttan stað og líma hana þar inn (Ctrl- V). Svona vinnurðu þig áfram koll af kolli þar til allar tilvísanirnar eru komnar inn í Wordskjalið sem þar eiga að vera. Næst þarf að búa til heimildaskrána sjálfa. Vistaðu Wordskjalið og lokaðu. Vertu inni í Refworks og farðu í valmyndina Bibliography Veldu þér Output Style, t.d. APA. 10

1 2 3 Hér þarftu að haka við Format Paper and Bibliography Síðan þarftu að fara í Browse og finna Wordskjalið þitt í tölvunni Þegar það er búið, smellirðu á hnappinn Create Bibliography. Það getur tekið Refworks smástund að vinna en síðan ætti að opnast nýtt Wordskjal sem heitir Final-nafn skjals. Ef það birtist ekki sjálfskrafa, smellirðu einfaldlega á Download it eða E-mail it. Ef þú þarft að bæta einhverju við Wordskjalið þitt eftir þetta, þarftu að fara AFTUR Í UPPHAFLEGA SKJALIÐ ekki í Final skjalið! Bæta við því sem vantar og framkvæma svo öll þessi sömu skref aftur. 12. Að ganga frá handritum í Word með Write-N-Cite: Að hlaða niður Write-N-Cite ATH: Önnur leið til að vinna með Refworks og Word er að nota litla hjálparforritið Write-N-Cite frá Refworks. Fyrst þarf að hlaða því niður Þegar þið hafið loggað ykkur inn á www.refworks.com, fylgið þá eftirfarandi: Farið í Tools - Write-N-Cite Smellið á Click here to start file download Hakið við Save this program to disk, t.d. á Desktop (skjáborðið) þar sem auðvelt er að finna það aftur Smellið síðan á táknmyndina á skjánum wncinstall.exe og fylgið fyrirmælum á skjánum. Next.. Finish. 11

Endurræsið tölvuna til að þessi nýja viðbót fari að virka Opnið Word og þá ætti táknmyndin að vera komin efst í Word. 13. Write-N-Cite: Að skrifa handrit í Word og nota Write-N-Cite við tilvitnanir Þegar þið skrifið síðan ritgerð/verkefni í Word, þá smellið þið á Write-N-Cite táknið í Word. Þá opnast RefWorks og þið loggið ykkur inn. Þegar að því kemur að setja inn tilvitnun, þá staðsetjið þið bendilinn á réttan stað í Word skjalinu, og smellið á Cite við hlið réttu tilvitnunarinnar í RefWorks. Vistið svo skjalið. Þegar búið er að setja inn þær tilvitnanir sem óskað er eftir og vista skjalið er hægt að velja útlit þ.e. eftir hvaða staðli á að fara (APA, Vancouver o.s.frv.). ATH: Nánari upplýsingar um notkun Write-N-Cite á sér leiðbeiningablaði á vefsíðu bókasafns: Kennsluefni-leiðbeiningar Refworks Write_N_Cite_Refworks.pdf 14. Write-N-Cite: Að velja útlit á heimildaskrá réttan staðal Opna aftur innan úr Word forritið Write-N-Cite ef það er ekki opið. Smella á fyrirsögnina Bibliography. Velja réttan Output style t.d. APA og smella á Create bibliography. Þá býr forritið til nýtt Word skjal með tilvísununum eins og þið viljið hafa þær - muna að VISTA það. Eftir stendur upprunalega skjalið. Ef þið viljið bæta við eða breyta bætið þá við upprunalega skjalið og veljið síðan Bibliography aftur í RefWorks vistið síðan undir nýju nafni þannig að þið eigið alltaf UPPRUNALEGA SKJALIÐ og getið bætt við það/breytt því eftir þörfum. Í raun er ágætis regla að meðhöndla ekki tilvitnanirnar (með ákv. staðli t.d. APA) fyrr en allra síðast svo að ekki verði til mörg skjöl. 12

15. Íslensk nöfn í Refworks Ef ætlunin er að handfæra íslenska tímaritsgrein/bók inn í Refworks og hafa íslenska höfunda í stafrófsröð samkvæmt íslenskum hefðum þ.e. fornafnið á undan, eru nöfnin færð inn í höfundasvæðið í Refworks eins og þau koma fyrir, t.d.: Jóna Jónsdóttir; Sigurjón Valdimarsson Það eina sem þarf að passa er að þegar vista á tilvísunina, Save Reference, kemur upp eftirfarandi melding: Hér þarf að smella á hnappinn OK, þrátt fyrir þessi skilaboð. 16. Lokafrágangur í Word að íslenska t.d. et al, pages o.s.frv. Ef að um er að ræða ritgerðir á íslensku eru oft gerðar kröfur um að ákveðnir hlutar tilvísana séu skv. íslenskum hætti (sjá Gagnfræðakverið). Einfaldast gæti verið að yfirfara Final-Wordskjalið í lokin og nota skipanirnar Find Replace í Word og finna t.d. alla staði þar sem editor er notað og láta forritið setja inn íslenska ritháttinn í staðinn, þ.e. ritstj. Farið í EDIT REPLACE: 13

17. Að vista RSS fréttamiðlun í Refworks Með því að fara undir valmyndina Search RSS feeds, er hægt að vista slóð fyrir RSS fréttaveitu (fréttamiðlun) af vissum vefsíðum og fá nýjustu fréttir sjálfkrafa inn í Refworks. Skoðið sem dæmi slóðina http://efnisvaki.stjr.is/efnisvaki/rss - þar er hægt að smella á þá fréttaslóð sem vekur áhuga, kópíera slóðina sem þá kemur upp, líma hana inn í Refworks Feed Url og smella síðan á Add RSS Feed. Dæmi um slóð fyrir fréttir frá heilbrigðis- og tryggingamálaráðuneyti: http://heilbrigdisraduneyti.is/view/common/content/rss?webcategoryid=1014&total =7&charset=iso-8859-1 18. Að færa inn tilvísanir í Word-skjal ÁN þess að nota One Line/Cite View eða Write-N-Cite Að setja inn tilvísanir í Wordskjal handvirkt : 1. Veldu staðinn þar sem tilvísunin á að koma. 2. Settu tilvísunina svona inn: {{34}} þ.e. tvöfaldan hornklofa sín hvorum megin og Refworks númerið á tilvísuninni innan þeirra. 3. Ef fleiri en ein tilvísun fer á sama stað, lítur það t.d. svona út: {{34;45;23}} þ.e. númerin hvert á eftir öðru innan hornklofanna. Engin bil og semíkomma ; á milli. 4. Það má líka setja eftirnafn höfundar ef það þykir þægilegra: {{34 Adams 2001;45 Jones;54 Smiths observations}} Að búa til heimildaskrána og velja heimildaskráningarstaðal, t.d. APA 1. Vistaðu Wordskjalið með tilvísununum og lokaðu því. 2. Smelltu á valmyndina Bibliography í Refworks 14

3. Veldu viðeigandi Output Style úr listanum og hakaðu við Format Paper and Bibliography. 4. Þar sem stendur Document to Format, velurðu Wordskjalið sem þú vistaðir með því að smella á Browse hnappinn og finna það þá tölvunni þinni. 5. Smelltu á Create Bibliography 19. Að vista uppl. um vefsíður í Refworks með RefGrab-It Sjá demo hér: http://info.csa.com/refworks/grabitdemo/refgrabitdemo.htm l Sjá líka leiðbeiningar á vefsíðu bókasafnsins hér: http://digbig.com/4nrfb Nú er á mjög auðveldan hátt hægt að vitna í vefsíðu án þess að þurfa að færa inn upplýsingar um síðuna handvirkt með RefGrab-It! Fyrst þarf að hlaða niður litlu plug-in þ.e. hnappi sem fer á toolbar í Internet Explorer. (ath. hugsanlegt er að notendur í Microsoft umhverfinu á LSH þurfi aðstoð tölvudeildar s. 1550): Sjá nánari leiðbeiningar á slóðunum hér að ofan 15