2009 Jón Freyr Jóhannsson 1

Transcription

1 2009 Jón Freyr Jóhannsson 1

2 E2 - Excel fyrir lengra komna Námskeiðsefni Þetta er hluti heftis - frumdrög23. ágúst 2009 kaflar bætast við síðar 2009, Jón Freyr Jóhannsson ISBN Rit þetta má eigi afrita með neinum hætti svo sem ljósmyndun, prentun, ljósritun eða á annan sambærilegan hátt, að hluta eða í heild, án skriflegs leyfis höfundar. Útgefandi er Jón Freyr Jóhannsson, Bifröst jonfreyr@jonfreyr.com 2009 Jón Freyr Jóhannsson 2

3 Excel E2 Kaflayfirlit 1 Excel inngangur Annað efni tengt þessu riti Kunnátta sem gert er ráð fyrir Athugaðu vel! Myndræn framsetning Umfjöllunarefni kafla Mikilvæg hugtök í þessum hluta Myndrit Hvaða rit eiga best við hverju sinni Myndrit skýra á fimm vegu Myndrit útbúið í Excel Heiti atriða á myndriti Borðar sem varða myndrit Helstu myndrit Línurit Súlurit Skífurit Önnur myndrit Flatarrit Bólurit Kleinuhringsrit Radar-rit Hlutabréfarit Yfirborðsrit Dreifrit, punktarit, XY-rit Skilyrðisbundin útlitsmótun Uppfletting í töflur Umfjöllunarefni kafla Mikilvæg hugtök í þessum hluta VLookUp Skipulag - áður en þú byrjar að nota uppflettingar Index Match Ef-setningin Umfjöllunarefni kafla Mikilvæg hugtök í þessum hluta Til hvers er Ef-setning? Málfræði Ef-setningar Formúlu-álfurinn Skilyrði Samanburður Dæmi um samanburð Sumif og Countif Fjármálaföll Umfjöllunarefni kafla Mikilvæg hugtök í þessum hluta Tímavirði peninga Greiðslur jafngreiðslulána Samhengi falla um tímavirði peninga Jón Freyr Jóhannsson 3

4 Excel E2 5.6 Nokkur önnur föll Ýmsar misgagnlegar ábendingar Gagnaröð bætt við myndrit Myndrit samsett af fleiri en einni gerð Uppfæra og breyta mörgum vinnusíðum í einu Heimildaskrá Jón Freyr Jóhannsson

5 1 1 Excel inngangur 1.1 Annað efni tengt þessu riti Þessu riti er ætlað að styðja við annað efni námskeiðs í Excel. Meginatriðum efnisnámskeiðs eru gerð skil með upptökum (hljóð og mynd) þar sem farið er yfir viðfangsefni námskeiðsins og sýnt hvernig þau eru unnin í Excel. Efni í ritinu rista ekki djúpt, því er einungis ætlað að nefna helstu atriði og vísa í leiðinni veginn til að prófa sig áfram. Engin verkefni er að finna í heftinu, þau eru skilgreind á námskeiðsvef. Í heftinu E1 - Excel grunnatriði (Jón Freyr Jóhannsson, E1 - Excel grunnatriði, 2009) er að finna ýmist efni sem flokkast má sem grunnatriði og er því efni sleppt hér. Í heftinu E3 - Excel gagnagreining (Jón Freyr Jóhannsson, E3 - Excel gagnagreining, 2009) er að finna meiri fróðleik fyrir lengra komna. Sjá nánar á jonfreyr.com/published.html Einnig má benda á jonfreyr.com/skyndihjalp.html þar sem má finna ýmsar leiðbeiningar varðandi Excel (og reyndar Word líka) Upptökur sem tilheyra námskeiðinu og þessu riti eru aðgengilegar á Námskjá og vef námskeiðs og eru á eftirfarandi formi: Mynd og hljóð á Flash-formi. Þetta er það form sem mest er notað á fréttavefjum eins og mbl.is og visir.is. Þú gætir gætuð þurft að hlaða niður ókeypis Flashplayer 1, vefráparinn ykkur biður sjálfsagt um það ef það er ekki til staðar. Þessum upptökum er ekki hægt að hlaða niður á eigin tölvu, spila þarf yfir netið. Það er einfaldlega smellt á táknið sem notað er fyrir viðkomandi upptöku og við það opnast (oftast eftir stutta bið) verfáparagluggi þar sem hægt er að spila upptökuna, Það er einn stór kostur við þetta form sem er að hægt er að setja inn einskonar efnisyfirlit til hliðar við upptökuna og gerir það mun auðveldar að færa sig fram og til baka á tiltekna staði í upptökunum. Þetta er möguleiki sem ætti að minnsta kosti að prófa. Mynd og hljóð á formi fyrir ipod, iphone og itunes (svokallað m4v-form), með því að hægri smella á táknið og velja Save Link As... þá er hægt að vista upptökuna á eigin tölvu og spila síðan þegar hentar, eða jafnvel setja upptökuna á ipod eða iphone. Mynd og hljóð á formi fyrir t.d. Windows Media Player eða aðra algenga (svokallaðra) spilara (svokallað avi-form). Með því að hægri smella á táknið og velja Save Link As... þá er hægt að vista upptökuna á eigin tölvu og spila síðan þegar hentar. 1 Þú getur sótt FlashPlayer á Jón Freyr Jóhannsson 5

6 1.2 Kunnátta sem gert er ráð fyrir Hér eru tiltekin þau atriði sem gert er ráð fyrir að nemendur kunni að meira eða minna leyti þegar hér er komið sögu.. Gert er ráð fyrir einhverri þekkingu á eftirtöldum atriðum: Útprentun - grunnatriði o Geta prentað út skjal í heild sinni, stakar síður eða valdar síður Kunna grunnatriði í vinnu með reiti o Breyta innihaldi reita o Velja form á innihaldi (e. format cells) o Setja ramma og línur í kringum reiti (e. borders) o Jöðrun innihalds reita (e. alignment) o Skygging og litun reita (e. fill) Vinna með dálka og línur o Velja reiti, dálka, línur og töfluhluta o Stækkun reita með því að breyta stærð lína og dálka Velja, nefna og færa síður (e. sheet) Setja inn og eyða línum og dálkum (e. insert/delete row/column) Vinna með einfaldar formúlur og einfaldar reikniaðgerðir Ef þarna eru atriði sem þú þarft að rifja upp þá gerir þú það, en flest af því skýrist í upptökunum sem fylgja með köflunum, svo ekki hafa af því áhyggjur þó eitt og eitt atriði hafi gleymst. Umfjöllun um flest það sem hér að ofan er nefnt (og eitthvað fleira) er að finna í heftinu E1 - Excel grunnatriði (Jón Freyr Jóhannsson, E1 - Excel grunnatriði, 2009), sjá á Athugaðu vel! Þessu hefti er alls ekki ætlað að vera tæmandi upplýsingar um viðkomandi atriði. Líttu á þetta sem ábendingar. Þetta er ekki tæmandi yfirlit og alls ekki farið nákvæmlega ofan í möguleika. Til að fá nánari upplýsingar má benda á hjálpina í Excel, upptökur, tolvunam.is auk eftirfarandi vefsíðna: Góðar leiðbeiningar fyrir Excel 2007 University of Wisconsin-Eau Claire (UW-Eau Claire, 2008) o Florida Gulf Coast University, Office 2007 tutorial (Florida Gulf Coast University, 2007) o Jón Freyr Jóhannsson

7 2 2 Myndræn framsetning 2.1 Umfjöllunarefni kafla Í þessum kafla um myndræna framsetningu er fjallað um myndrit (e. charts) og örstuttur texti um skilyrðisbundna útlitsmótun (e. conditional formatting) er í lok kaflans. 2.2 Mikilvæg hugtök í þessum hluta ás-titill (e. axis title) bólurit (e. bubble chart) dreifrit (e. scatter chart) flatarrit (e. area chart) fylgni (e. correlation) gagnaröð (e. data series) heild-miðað-við-heild (e. whole-to-whole) hlutabréfarit (e. stock chart) hlutur-af-heild (e. part-to-whole) kleinuhringjarit (e. doughnut chart) landfræðilegur samanburður (e. geographic) láréttur ás (e. horizontal axis) línurit (e. line chart) lóðréttur ás (e. vertical axis) merkimiði (e. label) myndrit (e. chart) myndritasnið (e. chart type) myndskýring (e. legend) punktarit (e. scatter chart) radar-rit (e. radar chart) ritflötur (e. plot area) skilyrðisbundin útlitsmótun (e. conditional formatting) skífurit (e. pie chart) skýringartexti (e. data label) staflað súlurit (e. stacked bar chart) súlurit (e. column chart) svæðarit (e. area chart) titill rits (e. chart title) tímaraðir (e. time-series) xy-rit (e. x-y chart) yfirborðsrit (e. surface chart) þróun (e. trend) þróunarlínu (e. trend line) 2009 Jón Freyr Jóhannsson 7

8 2.3 Myndrit Gerð myndrita í Excel er tiltölulega einföld, sérstaklega ef maður sættir sig við tilbúnu formin sem Excel gerir meira eða minna fyrir okkur. Meiri vandi getur verið að velja réttu ritin, að þau passi viðfangsefninu og séu ekki misvísandi. Sem dæmi má taka að skífurit henta þegar verið er að skoða samsetningu einhverjar heildar hlutfallslega t.d. skiptingu heildargjalda í undirflokka, með skífuriti má sýna slíkt vel. Línurit henta hins vegar alls ekki í slíkum samanburði. Línurit henta hins vegar vel þegar verið er að vinna með mælingar s.s. vísitölur eða hitastig. Síðan henta súlurit vel til að sýna magn eða fjölda. Til að fjalla um þetta verða hér síðar tekin dæmi af þeim ritum sem Excel gefur okkur kost á og tekin dæmi um það hvenær þau henta best og hvenær ekki. Það er mun líklegra til árangur að sjá hvernig myndrit eru búin til og prófa síðan sjálfur frekar en að lesa um þau. Þú ættir því að skoða vel upptökur sem fylgja og prófa þig síðan áfram. Textinn sem hér fer á eftir snýst meira um ráðleggingar við skipulag og val myndrita heldur en að búa þau til Hvaða rit eiga best við hverju sinni Hafðu eftirfarandi í huga þegar þú ætlar að nota myndrit til túlkunar á gögnum 1. Veldu þá gerð rita sem best hentar þínu viðfangsefni, þau henta misvel. 2. Athugaðu að þú hafir örugglega réttar og viðeigandi upplýsingar í Excel-skjalinu og að uppsetning henti vel til að vinna myndritið. 3. Ef þú ert með mörg rit gættu þá vel að samhengi þeirra, að litanotkun og uppsetning séu með sama eða svipuðum hætti. Myndritasnið (e. chart type) í Excel hjálpa mikið við að halda samræmi því með því að velja sams konar myndritasnið þá heldur þú samræmi í áferð, litum og annarri uppsetningu. 4. Ef þú þarft að leggja sérstaka áherslu á eitthvert tiltekið atriði þá hefur þú margar leiðir til þess. Hægt er að breyta litum á einstökum atriðum, breyta letri, draga skífu út úr í skífuriti. 5. Einföld reit er gott að lesa, flókin rit er flókið að lesa. Þó Excel gefi kost á því að blanda saman ritagerðum og möguleika á að flækja ritin þá skalt þú varast að fara þá leið. Of flókin rit eru sjaldnast til bóta. Athugaðu þó að skýringar sem felast í að birta skýringartexta, tölur, hlutföll og annað í þeim dúr er oftast til bóta Jón Freyr Jóhannsson

9 Myndræn framsetning kafli Myndrit skýra á fimm vegu Það má til einföldunar horfa á skýringarhlutverk myndrita frá fimm mismunandi sjónarhornum. Þessi skipting er einungis hugsuð til einföldunar, ekkert er algilt. 1. Hlutur-af-heild (e. part-to-whole) ber saman einstaka þætti og hlutfall þeirra af heild. Fjöldi þingmanna í einum flokki borið saman við heildarþingmannafjölda væri eitt dæmi um slíkt, sala einnar fisktegundar af heildarsölu sjávarfangs væri annað dæmi um slíkt. Skífurit henta vel í slíkum samanburði, kleinuhringsrit geta hentað ef bera ætti saman fleiri en eitt tímabil og almennt ef gagnaraðir eru fleiri en ein. Hægt er að nota stöfluð súlurit (e. stacked bar chart) þar sem heild í hverri gagnaröð er stillt af sem 100%. 2. Heild-miðað-við-heild (e. whole-to-whole) ber saman heildartölur mismunandi atriða. Samanburður á heildarsölu á lambakjöti við heildarsölu á kjúklingum væri dæmi um slíkt, heildarfjöldi karla samanborið við heildarfjölda kvenna í háskólanámi væri annað dæmi um slíkt. Súlurit henta vel í slíkum samanburði 3. Tímaraðir (e. time-series) bera saman gildi á mismunandi tímabilum. Mánaðarleg sala á vöru væri slíkur samanburður, fjöldi starfandi bænda yfir árabil væri annar slíkur samanburður. Línurit og súlurit ýmis konar henta vel í slíkum samanburði. Athugaðu að hefð er fyrir því að lárétti ásinn, x-ásinn (e. horizontal axis) tákni tíma og röðin sé þannig að elsta tímabil sé til vinstri og svo vaxandi eftir ásnum til hægri. 4. Fylgni (e. correlation) ber saman gagnaraðir (e. data series) til að skoða fylgni milli atriða. Samanburður kirkjusóknar við meðalaldur safnaða væri einn slíkur samanburður, þyngd einstaklinga samanborin við hjartasjúkdóma væri annar slíkur samanburður. Dreifrit, XY-rit henta vel til slíks samanburðar, bólurit (e. bubble chart) gæti hentað ef unnið er með 3 gagnaraðir. 5. Landfræðilegur samanburður (e. geographic) ber saman gildi miðað við landfræðileg atriði. Samanburður á mjólkursölu í dreifbýli og þéttbýli væri dæmi um slíkt, samanburður á fisksölu eftir löndum eða heimsálfum væri annað dæmi. Súlurit henta vel til svona samanburðar. Sjá sýnishorn af þessum gerðum myndrita hér síðar í kaflanum. 9

10 2.3.3 Myndrit útbúið í Excel Til að útbúa myndrit þarf fyrst að tryggja að gögnin séu á því formi að Excel geti unnið með þau sem grunn myndrita. Til þess þurfa gögnin að vera röðuð í dálka og línur þannig að hver gagnaröð (e. data series) sé í sér dálki (eða sér línu ef við viljum snúa töflum þannig). Athugaðu að skýringartextar (e. data label) og heiti gagnaraða (e. data series) séu í sérdálki lengst til vinstri og/eða í sérlínu efst. Hafðu í huga röðun gagnanna ef það skiptir máli t.d. ef þú ert með mánuði sem skýringartexta þá ættu þeir að vera í tímaröð, aldursflokkar í vaxandi röð o.s.frv. Dæmi um gagnaraðir eru hér til hliðar þar sem skýringartextarnir eru gagnaröð og eru í fyrsta dálkinum, upphæðirnar eru önnur gagnaröð sem er í næsta dálki. Við tölum um gagnaröð þegar um er að ræða gögn sem fá sömu túlkun, hafa sama eðli og eru á sama formi. Betur er fjallað um slík eigindi í umfjöllun um gagnasafnsfræði (sjá meðal annars í Gagnasafnaranum (Jón Freyr Jóhannsson, Gagnasafnarinn - Samantekt um gagnasafnsfræði, 2009). Svona gerir þú: Velja þarf þá dálka og línur sem innihalda gögn sem eiga að vera í töflu (tölur og textar þar sem það á við). Velur Insert borðann Velur þá gerð myndrita (e. charts) sem nota á Ef allt fer að óskum fáum við vel framsetta mynd eins og þetta: Jón Freyr Jóhannsson

11 Myndræn framsetning kafli Heiti atriða á myndriti Til að eiga auðveldar með að vinna með þau atriði sem hægt er að breyta á myndriti þarf að þekkja hvaða heiti eru notuð yfir þau. Helstu atriðin eru merkt hér á myndina til hliðar. Y-ás, lóðréttur ás (e. vertical axis), textinn er kallaður ás-titill (e. axis title) Titill rits eða heiti (e. chart title) fyrir innslátt á texta, tölum og formúlum texti sem birtur er við súlu eða punkta er kallaður merkimiði (e. label), stundum er þar gildi en það getur verið texti eða annað að eigin vali Bakgrunnur ritsins er kallaður ritflötur (e. plot area) Skýringartexti, myndskýring (e. legend) tilgreinir hvernig gagnaröð er táknuð X-ás, láðréttur ás (e. horizontal axis), textinn er kallaður ás-titill (e. axis titles) Fleiri atriði sem gætu komið við sögu væri hægt að nefna en þjálfun og tilraunir hjálpa þér að átta þig betur á þessu Borðar sem varða myndrit Þegar myndrit hefur verið búið til og valið (með því að smella á það) verða virkir og sýnilegir þrír nýir borðar undir sameiginlega titlinum Chart Tools. Borðarnir eru Design, Layout og Format: 11

12 2.4 Helstu myndrit Línurit Línurit (e. line chart) gefur til kynna samhengi eða samanburð gilda oftast í tímaröð (og þá eru tímabil oftast jafnlögn, dagur, mánuður eða ár) Línurit sýna stök gildi þar sem línur eru notaðar til að tengja gildin saman í tímaröð, oftast eru línur milli gilda bein en hægt er að setja inn þróunarlínu (e. trend line) sem getur verið ávöl kúrfa eftir mismunandi reikniaðferðum. Línurnar eru oft í mismunandi lit. Gildin eru oft einkennd með sérstöku tákni og oft er greint milli gildanna með mismunandi táknum og/eða litum. Hægt er að sýna hlutfallslegan samanburð miðað við eitthvert af gildunum sem þá er skilgreint sem 100%. Línurit henta vel þegar: Sýna þarf þróun (e. trend) Unnið með mælingar s.s. vísitölur eða hitastig. Unnið með mörg gildi Unnið er með gildi í tímaröð Ekki skyldi nota línurit þegar: Unnið er með stök mæld gildi sem ekki tákna magn svo sem hitastig, vísitölur o.s.frv Súlurit Súlurit (e. column chart) sýna breytingar á gildum yfir tímabil eða milli einstakra flokka af gildum. Gildin á X-ás eru oft tímabil eða flokkur gagna eða gilda. Nokkrar útgáfur eru af súluritum: Hvert gildi fyrir sig hefur sérstaka súlu. Staflað súlurit (e. stacked bar chart) þar sem gildum tiltekins tímabils eða flokks er staflað hverju ofan á annað. Staflað súlurit sem sýnir hlutfall einstakra gilda af heild, ekki ósvipað og skífurit gera. Gildum tiltekins tímabils eða flokks er staflað hverju ofan á annað og heildartalan er stillt af sem 100%. Liggjandi súlur henta vel t.d. þegar skýringartextar eru langir, þeir passa betur í þessu formi. Súlurit henta vel þegar: Bera þarf saman nokkur gildi eftir tímabilum Bera þarf saman magn einhvers í mismunandi flokkum Jón Freyr Jóhannsson

13 Myndræn framsetning kafli 2 Vinna þarf með heild-miðað-við-heild (e. whole-to-whole) samanburð, bera saman heildartölur mismunandi atriða eða flokka. Ekki skyldi nota súlurit þegar: Unnið er með stök mæld gildi sem ekki tákna magn svo sem hitastig, vísitölur o.s.frv. Þegar gildin á hverju tímabili eða hverjum flokki eru orðin mjög mörg. Við það tapast sú góða yfirsýn sem súlurit annars gefur. Excel gefur kost á því að sýna keilur eða píramída í stað súlna. Þegar slík framsetning er notuð þá er hugsanlega gefið til kynna að gildi ofar í keilu eða píramída séu minni en þau sem neðar er. Slíkt getur valdið misskilningi þar sem Excel vinnur ekki þannig með þessa framsetningu. Varast ætti að nota þessa skreytingu til að forðast hugsanlega mistúlkun á gögnum Skífurit Skífurit (e. pie chart) ber saman einstök gildi og hlutfall þeirra af heild. Hvert gildi er ein sneið af skífunni og er í hlutfallslegri stærð miðað við gildið og hlutfall þess af heildinni. Skífurit henta vel þegar: Bera þarf saman nokkur gildi í einni gagnaröð s.s. eitt tímabil eða slíkt. Bera þarf saman magn einhvers í mismunandi flokkum Vinna þarf með hlut-af-heild (e. part-to-whole) samanburð, bera saman einstök gildi og hlutfall þeirra af heild. Ekki skyldi nota skífurit þegar: Unnið er með stök mæld gildi sem ekki tákna magn svo sem hitastig, vísitölur o.s.frv. Þegar gildin eru orðin mjög mörg. Við það tapast sú góða yfirsýn sem skífurit annars gefur. 2.5 Önnur myndrit Hér eru tilgreind þau önnur rit sem Excel býður, þessi rit eru ekki jafn algeng og þau hin sem hafa verið nefnd hér að framan Flatarrit við svæðin. Flatarrit eða svæðarit (e. area chart) er eins konar samkrull af línuriti og súlurit. Á þessu riti er svæði fyllt sem afmarkast af punktum (gildum) og línunum á milli þeirra. Ókostur við þetta rit er að ekki er alltaf ljóst hvort um er að ræða staflað rit (þar sem gildum er hlaðið ofan á hvert annað eins og í stöfluðu súluritunum) eða ekki, einnig geta einstök gildi falist á bak 13

14 2.5.2 Bólurit Bólurit (e. bubble chart) sýnir samhengi tveggja gagnaraða og þriðja röðin hefur áhrif á stærð bólanna. Ritið er sett upp sem hnitakerfi þar sem tvær gagnaraðir ákvarða X og Y ásana en sú þriðja er notuð til að ákvarða stærð bólunnar, sem er staðsett á ritinu skv. gildunum í fyrstu tveimur gagnaröðunum. Dæmi um slíkt rit getur verið tafla sem sýnir laun (bólustærð) og staðsetningin sýnir annars vegar starfsaldur og hins vegar launahækkun: Helsti galli þessa rits er sá að auðveldlega má gefa til kynna samhengi sem ekki er til staðar. Það er því rétt að vanda vel valið á gögnum sem sýna á með þessum hætti Kleinuhringsrit Kleinuhringjarit (e. doughnut chart) ber saman einstök gildi í einni eða fleirum gagnaröðum og hlutfall þeirra af heild. Hver gagnaröð er túlkuð með einum hring. Hægt er að nota kleinuhringjarit í stað skífurits og þá sérstaklega þegar bera þarf saman fleiri en eina gagnaröð. Hafa þarf í huga að ef gildin eru mörg og mismunandi þá er erfitt að nota þetta rit til samanburðar Radar-rit Radar-rit (e. radar chart) sýnir fjarlægð gilda frá einhverjum grunnpunkti (oft núllpunkti) sem staðsettur er í miðju riti. Hver gagnaröð er túlkuð með punkti og línu á milli gilda svipað og á línuritum. Dæmi um viðfangsefni sem gæti hentað þessu riti væri að tákna útgjaldaliði þar sem stefnt væri að því að minnka útgjöld, minnka það svæði sem línur afmarka. Mismunandi gagnaraðir geta t.d. sýnt mismunandi tímabil eða samanburð við önnur fyrirtæki. Ekki er skynsamlegt að nota þetta rit ef um marga liði er að ræða eða margar gagnaraðir Jón Freyr Jóhannsson

15 Myndræn framsetning kafli Hlutabréfarit Dæmi um slíkt rit er að sjá hér: Hlutabréfarit (e. stock chart) eru eingöngu ætluð til túlkunar á verðgildi hlutbréfa eða gjaldmiðla og gera kröfu til að ákveðin tiltekin gögn séu notuð og í tiltekinni röð. Einnig er hægt að nota ritið t.d. við mælingu á hitastig, þrýstingi eða öðrum slíkum gildum sem hafa upphafsgildi, lágmarksgildi, hámarksgildi og lokagildi Yfirborðsrit Yfirborðsrit (e. surface chart) er oft notað til að tákna niðurstöður útreikninga þar sem nauðsynlegt er að túlka gildi á þrívíðu formi. Dæmi um þetta er myndræn framsetning á jöfnunni: z=(x-10) 3 + (y-100) 2 15

16 2.5.7 Dreifrit, punktarit, XY-rit Dreifrit, punktarit (e. scatter chart) eða XY-rit (e. x-y chart) er notað til að sýna samhengi margra gagnaraða í hnitakerfi. Punktarit eru oft notuð við framsetningu á tölfræðigögnum. Dæmi um slíkt rit er hér: 2.6 Skilyrðisbundin útlitsmótun Skilyrðisbundin útlitsmótun (e. conditional formatting) gerir þér kleift að breyta því hvernig reitur er birtur, hvaða bakgrunnslitur er, hvernig letur er eða látið aukatákn bætast við allt eftir skilyrðum sem þú setur innihaldi reits. Á Home borðanum finnur þú í reitnum Styles valkost sem er Conditional Formatting. Þessi valkostur gefur kost á nokkrum möguleikum í útlitsmótun. Hægt er að velja um liti reita þannig að reitir með lægstu tölunum séu með annan bakgrunnslit en reitirnir með hærri tölum, hægt er að velja um fleiri en tvo liti. Einnig er hægt að láta bakgrunnslit ná mislangt inn í reitinn eftir því talan er há. Fleiri möguleikar eru til staðar, það er erfitt að ætla að lýsa því í orðum, sjón er sögu ríkari. Prófaðu þig áfram! Jón Freyr Jóhannsson

17 3 3 Uppfletting í töflur 3.1 Umfjöllunarefni kafla Excel býður okkur nokkrar aðferðir til að leita eftir gildum í töflum. Með slíkum uppflettiföllum má t.d. leita eftir gildum í einum dálki töflu og finna viðeigandi gildi í öðrum dálkum töflunnar. Einnig má leita eftir því hvort og hvar tiltekin gildi er að finna í töflum. Þessi föll er að finna í flokknum Lookup & Reference í formúlum Excel. Í þessum kafla eru eftirfarandi föll nefnd: HLOOKUP INDEX MATCH RANK VLOOKUP 3.2 Mikilvæg hugtök í þessum hluta formúluálfur (e. formula wizard) leitað er eftir bilum (e. range lookup) rökgildi (e. boolean value) 3.3 VLookUp Fallið VLOOKUP í Excel leitar að gildi í vinstri dálki töflu og skilar gildi frá sömu línu töflunnar en frá öðrum dálki. V-ið í heitinu á fallinu stendur fyrir vertical eða lóðrétt. Málfræði fallsins er á þennan hátt: =vlookup(gildið; taflan; númer_dálks; finna_næstum_gildi) Dæmi: VLOOKUP(C3;A8:C14;2) Sjá skýringarmynd hér til hliðar Jón Freyr Jóhannsson 17

18 Sleppa má síðasta atriðinu úr formúlunni (finna_næstum_gildi), en ef það er notað þá táknar TRUE 2 að leitað er að því hæsta gildi sem er minna en gildið sem leitað er að, semsagt ekki þörf á að finna nákvæmlega gildið sem leitar er eftir. Þetta er kallað að leita á bili (e. range lookup). Dæmi um þetta er eftirfarandi: Finna skal texta sem flokkar fólk eftir hæð með tiltekinni textalýsingu. Flokkunin er skv. töflu hér til hliðar. Excel getur ekki leitað í töflunni eins og hún er hér. Aðferðin sem notuð er er sú að í fremsta dálk er sett lægsta gildi á viðkomandi bili og afmarkast bilið af henni og næsta gildi fyrir ofan þannig að bilið samanstendur af öllum gildum stærri eða jöfn tölunni í uppflettireitnum en sem eru samt minni en næsta gildi í dálkinum. Rétt uppsetning á töflunni væri þá eins og sýnt er í neðri töflunni hér til hliðar. Ef ekki á að leita á bili (e. range lookup) skal nota FALSE í stað TRUE í síðast atriðinu (síðustu breytunni) í fallinu. Í því tilviki þarf leitin að finna nákvæmlega sama gildið annars er engu skilað. HLOOKUP fallið virkar á sama hátt nema að þá er gert ráð fyrir að taflan snúi á hlið : Vörunúmer A1 A2 B1 B2 B3 B4 C1 Vöruheiti Hnakkur Ístað Mél Beisli Múll Taumur Skeifa Verð kr kr kr kr kr kr. 250 kr. H-ið í HLOOKUP stendur fyrir horizontal eða lárétt. 2 Talað er um boolean gildi eða rökgildi þar sem innihaldið er ýmist TRUE (SATT) eða FALSE (ósatt), önnur gildi koma ekki til greina. Þegar vinna á með slík gildi í Excel er rétt að hafa í huga að talan núll 0 getur komið í stað FALSE og allar aðrar tölur teljast tákna TRUE. Í innbyggðum föllum Excel er oft gert ráð fyrir að slík gildi séu notuð. Það er rétt að athuga vel hvernig Excel túlkar það ef gildinu er sleppt, það er ýmist talið tákna TRUE eða FALSE, það er alltaf tiltekið í hjálpinni í Excel og þeim leiðbeiningum sem birtast þegar formúluálfurinn er notaður (e. formula wizard). Sjá einnig notkun rökgilda í kaflanum um Ef-setningar, kafla Jón Freyr Jóhannsson

19 Uppfletting í töflur kafli Skipulag - áður en þú byrjar að nota uppflettingar Það er heppilegt að byrja á því að skipuleggja töfluna sem þú ætlar að nota uppflettiföll. Hafa þarf sérstaklega í huga að þegar formúla sem inniheldur uppflettingu með VLOOKUP eða öðrum slíkum föllum að tryggja þarf að um fasta tilvísun sé að ræða, dæmi um það er að nota $C$3;$A$8 í stað C3;A8. Enn betri leið er að gefa töflunni sem leitað er í nafn og vísa til þess. Taflan sem við leitum í með VLOOKUP verður að uppfylla tiltekin skilyrði: Leitað er eftir gildi í fremsta dálki, ekki er hægt að leita í öðrum dálkum Taflan verður að vera röðuð eftir gildum í vaxandi röð(e. ascending) í fremsta dálkinum Sama gildið má ekki koma fyrir oftar en einu sinni í fremsta (vinstri) dálki Þegar leitað er eftir bilum (e. range lookup) skal lægsta gildi viðkomandi bils að vera í uppflettidálkinum. Hafa þarf sérstaklega í huga að þegar formúla sem inniheldur uppflettingu með VLOOKUP eða öðrum slíkum föllum að tryggja þarf að um fasta tilvísun sé að ræða, dæmi um það er að nota $C$3;$A$8 í stað C3;A8. Enn betri leið er að gefa töflunni sem leitað er í nafn og vísa til þess. 3.4 Index Ef þarf að fletta upp í tiltekinn stað í töflu, tiltekna línu og tiltekinn dálk þá er hægt að nota fallið Index. Málfræði fallsins er á þennan hátt: =index(tafla; númer_línu; númer_dálks) Dæmi, margföldunartafla: INDEX(B8:K17;2;3) Í stað föstu gildanna í dæminu hér væri réttara að benda á reiti fyrir uppflettigildin eins og reitina D3 og D4 hér á myndinni til hliðar Athugaðu að betra er að gefa töflu nafn frekar en að vísa til svæðis með B8:K17 hér í dæminu til hliðar. 19

20 3.5 Match Líta má á fallið Match sem andhverfu við fallið Index. Þegar við notum Index þá vitum við línunúmer og dálk og fáum gildið. Þegar við notum hins vegar Match þá höfum við gildið en fallið skilar okkur hvar gildið er að finna (línunúmer innan dálks). Match getur bara unnið með dálk, ekki töflu með mögum dálkum. Málfræði fallsins er á þennan hátt: =index(gildi; tafla) Dæmi MATCH(C3;A7:A13) Athugaðu að betra er að gefa töflu nafn frekar en að vísa til svæðis með A7:A13 hér í dæminu. Þú gætir einnig nefnt reitinn C3 til að gera formúluna enn skiljanlegri, nefnt hann t.d. Vörunúmer. Athugaðu að ef þú ert að leita eftir því hvar í röð tiltekið gildi er þá getur verið hentugra að nota falli RANK. Skoðaðu það í Excel. Þetta fall og önnur svipuð eru einnig nefnd í heftinu E1 - Excel grunnatriði (Jón Freyr Jóhannsson, E1 - Excel grunnatriði, 2009) Jón Freyr Jóhannsson

21 4 4 Ef-setningin 4.1 Umfjöllunarefni kafla Í þessum kafla er aðferðir til að láta tiltekin skilyrði stýra niðurstöðum eða aðgerðum. Hægt er að tilgreina hvað geri eigi ef skilyrðum er uppfyllt og síðan tilgreina hvað eigi að gera ef þau eru ekki uppfyllt. Þú getur einnig skoðað í þessu samhengi: AVERAGEIF AVERAGEIFS COUNT COUNTIF COUNTIFS IFERROR SUMIF SUMIFS Í þessum kafla er ekki tæmandi yfirlit yfir möguleika þessara falla. Til að fá nánari upplýsingar má benda á hjálpina í Excel, upptökur, tolvunam.is auk eftirfarandi vefsíðna: Góðar leiðbeiningar fyrir Excel 2007 University of Wisconsin-Eau Claire (UW-Eau Claire, 2008) o Florida Gulf Coast University, Office 2007 tutorial (Florida Gulf Coast University, 2007) o Mikilvæg hugtök í þessum hluta skilyrði (e. logical test) rökgildið SATT (e. true) rökgildið ÓSATT (e. false) formúluálfur (e. formula wizard) 2009 Jón Freyr Jóhannsson 21

22 4.3 Til hvers er Ef-setning? Ef-setningin (e. if-statment) í Excel er til að svara spurningunni Er þetta rétt eða rangt? eða Ef þetta er rétt þá ætla ég að gera A, annars geri ég B. Skilyrði Í Ef-setningunni er athugað hvort skilyrðum sé fullnægt og síðan brugðist við eftir því hvort skilyrðum sé fullnægt eða ekki. Satt Geri A Satt eða ósatt? Ósatt Geri B 4.4 Málfræði Ef-setningar Málfræði Ef-setningar er þannig: =if ( skilyrði; gildi_ef_satt; gildi_ef_ósatt) Formúlu má slá inn beint, en þægilegt er að nota formúlu-álfinn (e. formula wizard) Skilyrði (e. logical test), sjá nánar um skilyrði hér á eftir: Spurningin sem við spyrjum Niðurstaðan er SATT (e. true) eða ÓSATT (e. false) ef gildið úr samanburðinum er SATT þá er gildi_ef_satt virkt og það birt eða virkjað, annars ef ÓSATT er gildi_ef_ósatt og það birt eða virkjað. Gildi eða aðgerð ef SATT (ef svarið er Já (e. value if true)): Birtum tiltekna niðurstöðu, setjum eitthvert tiltekið gildi í reitinn Reiknum á tiltekinn hátt Dæmi um spurningar sem nota má Ef-setninguna til að vinna úr: Ef einkunn er hærri en 5 þá staðið annars fall Ef tímafjöldi á viku er meiri en 38 þá setjum við í reitinn: (tímafjöldi_á_viku - 38 ) * 1,8 annars bara tímafjöldi_á_viku Ef sala meiri en þá er bónus annars 0 Ef-setninguna setur þú í reitinn þar sem þú vilt að tiltekið gildi eða niðurstaða birtist. Í staðinn fyrir annað hvort af gildi_ef_satt eða gildi_ef_ósatt getur þú sett aðra Efsetningu og þannig kolla af kolli: =IF(B5>5;"Nemandi stóðst próf"; if( B5<3; "Nemandi er skítfallinn! "; Nemandi er fallinn ) Athugaðu að ef þú ert með flókin skilyrði hvort þú eigir frekar að nota töflu með vlookup til að fletta upp niðurstöðu, það er oft bæði einfaldara og skýrara Jón Freyr Jóhannsson

23 Ef-setningin kafli Formúlu-álfurinn Formúluálfinn opnar þú með því að smella á í formúlulínunni eða með því að velja Insert Function á Formula-borðanum, sjá mynd hér til hliðar Skilyrði Skilyrði er hægt að setja upp á eftirfarandi hátt: 1. Borið er saman innihald tveggja reita eins og í: =IF(B5>B7;"Nemandi stenst námskeið";"nemandi stóðst ekki námskeið") 2. Hægt er að láta tölu eða texta koma í stað annars hvors reitsins. =IF(B5>5;"Nemandi stenst námskeið";"nemandi stóðst ekki námskeið") 3. Hægt er að skoða innihald eins reits. Skilyrði telst satt ef: Í reit er tala sem er ekki núll Textann TRUE er að finna í reitnum Annars telst skilyrði ósatt. Ekki má vera annars konar texti en TRUE eða FALSE í reitnum, annað gefur villu. Athugaðu að þú getur sett bil milli atriða inni í sviga formúlunnar, þetta hjálpar oft til að gera formúluna skýrari =IF( B5>5 ; "Nemandi stenst námskeið" ; "Nemandi stóðst ekki námskeið" ) 23

24 4.4.3 Samanburður Hægt er að nota eftirfarandi tákn í samanburði eins og þegar skoðuð eru skilyrði i Efsetningum: Tákn Samanburður Dæmi =... jafnt og... =if(a3=b4; jafnt ; ójafnt ) <... minna en... =if(a2<0; mínustala ; plústala ) >... stærra en... =if(a1>a2; stór ; lítil ) <=... minna en eða jafnt og... =if(a3<=39; lítill skór ; stór skór ) >=... stærra en eða jafnt og... =if(a4<=165; lágvaxin ; hávaxin ) <>... ekki jafnt og... =if(b2<>b3; mismunur ; jafnt ) Athugaðu: Það getur verið erfitt að finna táknin < og > á lyklaborðum sumra fartölva, þú getur þá notað það að klippa og líma (e. cut-n-paste) táknin úr skjali eins og þessu. Einnig má nota Insert symbol (af Insert borðanum) og finna táknin þar. Í staðinn fyrir annað hvort af gildi_ef_satt eða gildi_ef_ósatt getur þú sett "" (tómar gæsalappir, ekkert á milli þeirra) og þá verður reitur tómur við það skilyrði. Þú getur einnig notað samanburðinn/föllin AND, OR og NOT eins og í venjulegum reikningi á rökgildum Dæmi um samanburð Tökum dæmi sem byggð eru á töflunni sem sýnd er hér til hliðar =if ( B2 > C2 ; A8 ; A7 ) Þetta má með orðum skýra sem svo: Ef kr. (B2 Inn dálkurinn) hærra en kr. (C2 Út dálkurinn) þá SATT og birt Hagnaður (innihaldið í A8 reitnum, annars Ósatt og birt Tap (innihaldið í A7 reitnum) Niðurstaða í þessu tilviki er Tap 4.5 Sumif og Countif Föllin SUMIF, SUMIFS, COUNTIF og COUNTIFS eru sambland af Ef-setningu og föllunum SUM og COUNT. Skoðaðu þau föll betur í hjálpinni í Excel eða með því að vekja upp Formúlu-álfinn og skoða þau þar. Þessi föll geta oft einfaldað framsetningu og formúlugerð. Þú getur einnig skoðað í þessu samhengi föllin AVERAGEIF, AVERAGEIFS, IFERROR Jón Freyr Jóhannsson

25 5 5 Fjármálaföll 5.1 Umfjöllunarefni kafla Excel hefur aragrúa af fjármálaföllum, föllum sem notuð eru til útreikninga greiðslna, vaxta og ýmissa kennitalna í rekstri og fjármálum. Fyrir þá sem þekkja til hugtakanna sem verið er að vinna með er auðvelt að nota þessi föll, en fyrir hina sem lítið þekkja þau þá reynist það erfiðara. Þar sem flest fjármálaföllin í Excel eru nokkuð sértæk verða hér nefnd aðeins þau algengustu og einföldustu, en almennt má segja að þekkja þarf vel til þeirra til að nota þau rétt. Í þessum kafla er ekki tæmandi yfirlit yfir möguleika þessara falla. Til að fá nánari upplýsingar má benda á hjálpina í Excel og upptökur. Í þessum kafla eru eftirfarandi föll nefnd: FV PV RATE NPER PMT NPV 5.2 Mikilvæg hugtök í þessum hluta ávöxtun (e. interest, rate, i) fjöldi tímabila (e. number of periods, Nper, n) framtíðarvirði (e. future value, FV) jafngreiðsla (e. payment, PMT) jafngreiðslulán (e. amortized loans) núvirði (e. present value, PV) tímavirði peninga (e. time value of money) vextir (e. interest, rate, i) 5.3 Tímavirði peninga Þegar fjallað er um tímavirði peninga (e. time value of money) þá er átt við það t.d. hversu mikils virði er fyrir okkur í dag upphæð sem við fáum eftir t.d. eitt ár. Þá værum við að tala um núvirði (e. present value) upphæðar sem greidd er síðar. Við gætum einnig verið að tala um hvers virði upphæð sem við leggjum til í dag er eftir tiltekinn tíma t.d. eitt ár. Þá værum við að tala um hvert framtíðarvirði (e. future value) upphæðarinnar er. Þá erum við að tala um það sem við köllum oftast ávöxtun Jón Freyr Jóhannsson 25

26 Í skilgreiningum hér á eftir eru eftirfarandi skammstafanir notaðar (innan sviga heiti í formúlum Excel): PV (PV) Núvirði, (e. present value) FV (FV) Framtíðarvirði (e. future value) n (NPER) fjöldi tímabila i (RATE) vextir/ávöxtun á hverju tímabili greiðsla (PMT) í Excel er síðan til viðbótar talað um greiðslu (e. payment) PMT. Fyrir flestum er það meira virði að fá pening afhentan í dag en sömu upphæð eftir eitt ár. Þess vegna er erfitt að bera saman upphæðir sem verða greiddar á mismunandi tímum. Núvirði nefnist það, þegar ávöxtunarkröfu er beitt til að meta og bera saman greiðslur í framtíðinni. Ávöxtunarkrafa er einfaldlega sú ávöxtun sem fjárfestir býst við að fá annars staðar. Ef fjárfestir getur valið um að fá 110 krónur í dag eða 120 krónur eftir eitt ár, getur hann beitt núvirði til að taka ákvörðun. Sé ávöxtunarkrafa hans 20% á ári er núvirði 120 króna greiðslunnar aðeins 120 / 1,2 = 100 krónur svo hann velur að fá peninginn strax. Notkun fallanna PV og FV er einföld í Excel. Einfaldasta leiðin er að nota formúluálfinn sem áður hefur verið nefndur, sjá skýringarmynd. Útreikningur fallanna er sem hér segir: PV = FV n (1 + i) n FV n = PV (1 + i) n Athuga þarf að formerki á greiðslu og lánsupphæð víxlast. Lánsupphæð er eðlilegt að hafa sem pósitífa tölu og þá skilar Excel greiðslum sem negatífri tölu. Hugsunin er sú að ef við fáum lánsupphæð (plústala) þá látum við frá okkur afborganir (verður mínustala). Ef þessi framsetning passar þér ekki þá verður þú að setja mínusmerki í reitinn sem vísað er til, sjá skýringarmynd Jón Freyr Jóhannsson

27 Fjármálaföll kafli Greiðslur jafngreiðslulána Jafngreiðslulán (e. amortized loans) eru lán sem endurgreidd eru í jöfnum greiðslum yfir líftíma þess. Til að reikna afborgun slíkra lána er notað fallið PMT, jafngreiðsla (e. payment). Gefa þarf upp vexti, fjölda tímabila og nafnvirði láns (upphaflega lánsupphæð), sjá skýringarmynd. Athugaðu að í formúlu-álfinum í Excel er oft að finna ágætis skýringar á hugtökum og því hvað á að fara í hvern hluta formúlunnar. Athugaðu að ef notuð er ársávöxtun (vaxtatalan) en greiðslur eru oft á ári, þá þarf að margfalda saman greiðslur á ári og árafjölda. Einnig að deila í ársávöxtun með fjölda greiðslna á ári, til að útreikningar séu réttir: 27

28 5.5 Samhengi falla um tímavirði peninga Grunnföllin sem fjalla um tímavirði peninga (FV, PV, RATE, NPER, PMT) hafa ákveðið samhengi. Segja má að þessi föll séu eitt og sama fallið þannig að valið er eitt af þeim og þá þarf að tiltaka gildi þriggja eða fleiri hinna gildanna. Dæmi um þetta: Þegar notað er fallið PMT þá þarf a.m.k. að tilgreina gildi fyrir RATE, NPER og PV. Þegar fallið PV er notað þá þarf a.m.k. að tilgreina gildi fyrir RATE, NPER og PMT. 5.6 Nokkur önnur föll Hér er ekki ætlunin að fara nánar í öll hin fjármálaföllin í Excel en rétt er að nefna þessi hér: RATE, hver er ávöxtunin að gefnum fjölda tímabili, upphafs- og lokagreiðslu, NPER (e. number of periods), hver er fjöldi tímabila sem þarf til að greiða tiltekna upphæð til baka með tiltekinni ávöxtun. NPV (e. net present value) reiknar út núvirði margra (og hugsanlega ólíkra) greiðslna yfir tiltekið tímabil og með tiltekinni ávöxtun. Auk þessara falla eru mörg föll til útreikninga innri vaxta sem og greiðslur lána annarra en jafngreiðslulána s.s. kúlulána. Hægt er að sjá nánar um þessi föll í hjálpinni í Excel. Þau er að finna í flokkinum Financial á Formula -borðanum. Stutta útskýring fjármálafalla er m.a. að finna á eftirfarandi vefsíðu (Vertex42) Jón Freyr Jóhannsson

29 6 6 Ýmsar misgagnlegar ábendingar 6.1 Gagnaröð bætt við myndrit Ef þú vilt bæta gagnaröð við myndrit þá er einfalt að gera það með copy n paste. Ef bæta ætti dálkinum sem hefur yfirskriftina Próf við myndritið þá velur þú alla reitina í þeim dálki (fyrirsögnina líka) og velur copy (t.d. með Ctrl-c), velur síðan myndritið og velur þar paste (t.d. með Ctrl-v) og þá bætist þessi gagnaröð við ritið. 6.2 Myndrit samsett af fleiri en einni gerð Þú getur blandað saman gerðum af myndritum á einu riti. Á ritinu sem sýnt er hér til hliðar hafa rauðu súlurnar verið valdar. Það gerir þú með því að smella á eina slíka og þá koma litlir hringir á hornin á þeim (sýnt á mynd). Þú hægri smellir síðan á eina af rauðu súlunum og velur þar Change Series Chart Type. Ef valið er Line þá verður ritið eins og hér sýnir til hliðar. Athugaðu þó að þetta er alls ekki til eftirbreytni að nota línurit til að sýna svona mæld gildi, sjá athugasemd um það í kafla Jón Freyr Jóhannsson 29

30 6.3 Uppfæra og breyta mörgum vinnusíðum í einu Þú getur formað og breytt innihaldi margra vinnusíða í einu. Þetta gerir þú með því að velja fleiri en eina vinnusíðu. Með því að halda niðri Ctrl-hnappinum þá getur þú valið fleiri en eina vinnusíðu. Það sem þú breytir, hvort sem er innihaldi eða útliti reita, mun breytast á öllum vinnusíðunum sem þú valdir. Þetta hentar hugsanlega vel þegar t.d. er verið að breyta stærðum dálka og lit á reit eða slíkt til að skapa samræmi í útliti vinnusíða. Athugaðu þó vel áður en þú gerir þetta hvort eitthvert innihald eða útlit er á vinnusíðunum sem þú gætir skemmt með þessu Jón Freyr Jóhannsson

31 7 7 Heimildaskrá Florida Gulf Coast University. (2007). Office 2007 Tutorials. Sótt 12. janúar 2009 frá FGCU Technology Skills Orientation: Jón Freyr Jóhannsson. (2009). E1 - Excel grunnatriði. Bifröst: Jón Freyr Jóhannssson. Jón Freyr Jóhannsson. (2009). E3 - Excel gagnagreining. Bifröst: Jón Freyr Jóhannsson. Jón Freyr Jóhannsson. (2009). E4 - Excel og tölfræði. Bifröst: Jón Freyr Jóhannsson. Jón Freyr Jóhannsson. (2009). Gagnasafnarinn - Samantekt um gagnasafnsfræði (2 útg.). Bifröst: Jón Freyr Jóhannsson. University of Wisconsin-Eau Claire. (27. ágúst 2008). Microsoft Word 2007/2008. Sótt 27. ágúst 2008 frá LTS Documentation: UW-Eau Claire. (2008). LTS Online Help Documentation. Sótt 12. janúar 2009 frá LTS Online Help Documentation: Jón Freyr Jóhannsson 31