Codul de conduită în afaceri al companiei Conduent. Desfășurarea afacerilor în mod etic și cu integritate

Transcription

1 Codul de conduită în afaceri al companiei Conduent Desfășurarea afacerilor în mod etic și cu integritate

2 Mesaj de la Ashok Vemuri Ca lider global în a serviciile pentru afaceri, avem oportunitatea unică de a conlucra la întărirea reputației noastre și de a ne angaja din nou să conducem operațiunile noastre într-un mod etic și cu integritate, pentru asigurarea succeselor viitoare. Fiecare decizie pe care o luăm, fiecare cuvânt pe care îl rostim și fiecare acțiune pe care o întreprindem trebuie să demonstreze angajamentul nostru față de conduita etică în afaceri. Nu există căi mai scurte pentru a face afaceri în mod corect. Codul de conduită în afaceri al companiei Conduent este conceput pentru a ne ajuta pe fiecare dintre noi să luăm decizii corecte și să ne desfășurăm activitățile cu integritate. Toți angajații, în mod individual și colectiv, sunt responsabili pentru înțelegerea și respectarea principiilor prevăzute în Cod și a politicilor și procedurilor asociate ale Companiei. Dacă aveți o întrebare sau vă preocupă înțelesul conduitei etice corecte pentru dumneavoastră sau pentru orice altă persoană din compania noastră, adresați-vă prompt managerului dumneavoastră sau ridicați problema prin intermediul unuia dintre celelalte canale pe care Compania vi le pune la dispoziție. Dacă suspectați o încălcare a Codului nostru de conduită în afaceri, raportați situația care vă preocupă către Linia de asistență etică la Fiecare raportare este tratată într-o manieră confidențială. Conduent nu tolerează nicio formă de represalii împotriva vreunui angajat care raportează sau participă cu bună-credință la investigarea unei încălcări suspectate. Luarea deciziilor în conformitate cu așteptările etice stabilite în Codul nostru de conduită în afaceri înseamnă desfășurarea afacerilor în mod corespunzător. Vă mulțumesc pentru că vă alăturați la asumarea unui angajament personal de respectare a Codului și la protejarea și sporirea reputației noastre. Ashok Vemuri Director General Conduent, Inc. 2

3 Cuprins Mesaj de la Ashok Vemuri 2 Obiectivul și domeniul de aplicare al Codului 5 Principii de funcționare care ne călăuzesc în luarea deciziilor de afaceri 5 Așteptări privind conformitatea 6 Manageri și șefi 6 Directori și personalul financiar 6 Raportarea unei preocupări și obținerea îndrumării 7 Fără represalii 8 Cadrul și frontierele noastre legale 8 Frauda, mita și plățile necuvenite 8 Spălarea banilor 9 Clienții din sectorul public 9 Clienții din guvernul S.U.A. 9 Practici comerciale și de concurență loială 10 Reputația noastră 11 Recunoașterea veniturilor 11 Scrisori adiționale 11 Cadouri și divertisment 11 Relațiile cu furnizorii 12 Protejarea proprietății intelectuale și a materialelor cu drepturi de autor 12 Locul nostru de muncă 13 Fără discriminare și hărțuire 13 Diversitate 13 Conflicte de interese 13 Fără consum de alcool și droguri 14 Sisteme informatice 14 Înregistrări corporative 14 Clienții noștri 15 Protejarea informațiilor cu privire la clienți 15 Activități de vânzări și de marketing 15 Acționarii noștri 15 Informații privilegiate și tranzacții pe bază de informații privilegiate 15 Protejarea și utilizarea activelor 16 Reprezentarea companiei Conduent în fața comunității publice și de investiții 16 3

4 Cuprins (continuare) Responsabilitățile noastre societale 17 Drepturile omului 17 Traficul de ființe umane 17 Gestionarea mediului 17 Sănătate și securitate 17 Contactul cu agențiile guvernamentale, activitățile de lobby și contribuțiile politice 18 Controale ale comerțului internațional 18 Resurse suplimentare 19 4

5 Codul de conduită în afaceri Obiectivul și domeniul de aplicare al Codului Obiectivul acestui Cod de conduită în afaceri (Cod) este să asigure că toate afacerile Companiei se desfășoară la cele mai înalte standarde de integritate și în conformitate cu toate legile și regulamentele aplicabile. Acest Cod este conceput pentru a vă ajuta să aliniați acțiunile și deciziile dumneavoastră la principiile noastre de funcționare și la politicile de etică în afaceri, care se extind dincolo de simpla conformitate și includ impactul conduitei asupra reputației Companiei, a locului de muncă și a părților interesate. Codul este destinat să vă ajute să recunoașteți problemele de etică și de conformitate înainte ca acestea să apară și să abordați într-un mod adecvat problemele care apar. Codul înseamnă mai mult decât cuvintele scrise pe hârtie. El întruchipează principiile directoare și stabilește tonul pentru modul în care facem afaceri în fiecare zi. Codul se aplică tuturor angajaților Conduent și persoanelor care desfășoară activități în numele Conduent, inclusiv agenților, reprezentanților și contractanților independenți. Politicile și procedurile noastre oferă informații mai detaliate cu privire la modul în care facem afaceri în mod legal și cu integritate. Este important ca dumneavoastră să rezervați timp pentru a vă familiariza cu politicile și procedurile care vă afectează, deoarece veți fi responsabil de cunoașterea politicilor Companiei care se aplică la locul dumneavoastră de muncă și la activitățile pe care le desfășurați. Compania impune respectarea acestui Cod și a tuturor politicilor și procedurilor Companiei prin măsuri disciplinare adecvate, până la și inclusiv desfacerea contractului de muncă și acțiuni în justiție. Dacă aveți întrebări cu privire la obligațiile dumneavoastră în conformitate cu Codul nostru sau cu privire la politica sau obligațiile noastre legale, trebuie să solicitați îndrumări din partea conducerii locale, a departamentului de Resurse Umane, a Biroului Consilierului Juridic General și/sau a Biroului de Etică. Suntem o companie globală și trebuie să ne desfășurăm toate activitățile de afaceri în conformitate cu Codul, politicile, standardele, liniile directoare și procedurile noastre, cât și cu legile și regulamentele din țările în care ne desfășurăm activitatea. Codul nostru este conceput să satisfacă sau să depășească cerințele legale și de conformitate existente. În cazul în care se constată că cerințele legale și de conformitate sunt mai puțin stricte decât prevederile impuse de Codul și politicile noastre, dumneavoastră trebuie să considerați întotdeauna cerințele mai stricte și să respectați Codul și politicile noastre. În cazul în care respectarea Codului nostru sau a cerințelor de conformitate este în contradicție cu legile și regulamentele locale, vă rugăm să contactați Biroul de Etică prin completarea unui raport cu ajutorul Liniei de asistență etică Conduent. Principii de funcționare care ne călăuzesc în luarea deciziilor de afaceri Principiile și politicile cuprinse în Cod abordează două domenii principale conformitatea și conduita etică. Conformitatea înseamnă respectarea legilor aplicabile, a regulamentelor și a politicilor Companiei care guvernează afacerile noastre pe plan mondial. Conduita etică este mai greu de definit. În esență, aceasta înseamnă realizarea sarcinilor de serviciu într-o manieră responsabilă, cu o conduită adecvată și folosind bunul simț. Calitățile precum onestitatea, credibilitatea, integritatea, încrederea, respectul și spiritul cetățenesc sunt elementele definitorii ale conduitei etice. Aceste calități, împreună 5

6 cu conformitatea cu legile aplicabile, formează cadrul pentru desfășurarea afacerilor companiei Conduent în toată lumea. Acest Cod oferă elemente de ghidare pentru conduita angajaților, aliniate la principiile care sprijină modelul nostru operațional: Axarea pe client Responsabilitate clară Colaborare Aceste principii de funcționare sunt destinate să ne îndrume în modul în care ne desfășurăm activitatea și luăm decizii de afaceri în fiecare zi. Codul nu este destinat să fie o compilație de politici sau o listă exhaustivă de cerințe legale și de conformitate. Faceți apel la bunul simț, procedați cum trebuie și nu vă temeți să solicitați îndrumările noastre dacă nu sunteți sigur ce acțiune ar trebui să întreprindeți. Dacă nu sunteți sigur dacă o activitate ar putea constitui o încălcare a Codului, ar trebui să vă consultați cu șeful dumneavoastră. Ca alternativă, Linia de asistență etică, (844) , este întotdeauna la dispoziția dumneavoastră pentru a adresa întrebări sau a comunica situațiile care vă preocupă. Așteptări privind conformitatea Fiecare dintre noi are o responsabilitate de a se ridica la cele mai înalte standarde etice de conduită în afaceri. Nerespectarea valorilor și a standardelor noastre de conformitate se va solda cu măsuri disciplinare, care ar putea include rezilierea contractului de muncă. Manageri și șefi Managerii și șefii din cadrul Conduent au o sarcină specială de a încuraja o cultură a integrității și a conformității și se așteaptă de la aceștia să fie exemple ale celor mai înalte standarde de conduită etică în afaceri. Este imperativ ca managerii și șefii să constituie modele de integritate și de conformitate în toate interacțiunile lor. Managerii și șefii trebuie să-și ajute subordonații direcți în înțelegerea legilor aplicabile și a cerințelor Companiei și să cultive un mediu în care angajații să se simtă în largul lor să adreseze întrebări sau să comunice situațiile care îi preocupă, fără teamă de represalii. Când li se comunică probleme de natură etică, managerii și șefii au obligația să răspundă acestor probleme într-o manieră profesională și oportună și să raporteze chestiunile Biroului de Etică, conform cerințelor acestui Cod. De asemenea, managerii și șefii trebuie să se axeze pe dezvoltarea unei culturi a integrității și a conformității prin deciziile lor de angajare și de promovare. Caracterul etic și conduita etică trebuie să fie aspecte esențiale pe care să se bazeze deciziile de angajare și de promovare. Promovările sunt un privilegiu care se extinde numai asupra celor a căror care sunt un exemplu pentru comportamentele și valorile Conduent, în concordanță cu acest Cod. Directori și personalul financiar Membrii Consiliului nostru de Administrație fac obiectul unui Cod de conduită separat al Consiliului de Administrație, care creează obligații suplimentare pe baza responsabilităților lor în calitate de membri ai Consiliului. În mod asemănător, personalul nostru financiar face obiectul unui Cod de conduită separat pentru departamentul Financiar al Conduent. 6

7 Raportarea unei preocupări și obținerea îndrumării Încălcările și neconformarea de natură etică trebuie raportate cu promptitudine. Trebuie să raportați numai preocupări sau încălcări suspectate dacă procedați astfel cu bunăcredință. Nu va fi tolerat abuzul Liniei de asistență etică sau alt proces de raportare efectuat în mod intenționat pentru a hărțui o persoană sau pentru a furniza informații false cu bună știință. Oferim o diversitate de canale pentru angajați, furnizori și clienți pentru a primi îndrumări cu privire la problemele de etică și de conformitate și pentru a raporta încălcări suspectate de natură etică. Aceste canale includ Linia de asistență etică, raportarea pe Internet și la adresa poștală: Instrumentul de raportare online Linia de asistență etică globală Conduent: Statele Unite și Canada: Linia de asistență etică Conduent: Toate celelalte țări: Folosiți numerele locale pe țară de acces internațional care sunt disponibile atât de la reprezentanții locali de Resurse Umane, cât și pe Notă: Vă rugăm să consultați pentru cea mai actuală listă de numere de telefon pe țară. Adresă poștală: Conduent Business Services, LLC Business Ethics & Compliance Office 2828 N. Haskell Ave., Bldg. 1, 9th Floor Dallas, TX S.U.A. Linia de asistență etică este disponibilă la nivel global 24 de ore pe zi, 7 zile pe săptămână prin intermediul numerelor de telefon fără taxă și a unui instrument de raportare on-line. Am contractat un furnizor care este specializat în raportare prin intermediul liniei de asistență, pentru a prelua și gestiona raportările efectuate prin intermediul Liniei de asistență și al instrumentului de raportare on-line. Specialiștii în apeluri ai furnizorului documentează raportările efectuate prin intermediul numerelor de telefon fără taxă și transmit rapoartele către Biroul de Etică, pentru adoptarea măsurilor corespunzătoare. Dacă dumneavoastră raportați o preocupare sau o încălcare, veți fi încurajat să oferiți informații cât mai exacte și mai relevante posibil, pentru a facilita o investigație amănunțită sau un răspuns adecvat. Omisiunile sau erorile din informațiile raportate inițial pot întârzia sau pot avea un impact negativ asupra procesului de preluare, de atribuire a cazului și/sau a procesului de investigare. Instrumentele de raportare ale Liniei noastre de asistență etică oferă un mecanism prin care părțile care raportează și investigatorii se pot angaja în comunicări continue, în limba dumneavoastră locală, păstrând în același timp confidențialitatea dumneavoastră. Legile locale pot limita utilizarea raportării anonime la tipuri specifice de chestiuni, iar procesele noastre încorporează aceste limite. 7

8 Dacă alegeți să vă păstrați anonimatul, este posibil să fie afectată negativ capacitatea noastră de a investiga chestiunea și este posibil să nu putem aborda în întregime preocupările dumneavoastră. Toate reclamațiile, fie că sunt raportate anonim sau nu, vor fi tratate într-o manieră confidențială, dezvăluirea fiind limitată în măsura necesară efectuării unei investigații complete a afirmațiilor, a luării unor măsuri corective sau disciplinare corespunzătoare și a conformării cu cerințele legale. Nicio prevedere din acest Cod nu interzice persoanelor să raporteze încălcări posibile ale unei legi federale sau statale sau ale unui regulament vreunei agenții sau entități guvernamentale, sau să participe la orice proceduri sau investigații cu agenția sau entitatea guvernamentală federală, statală sau locală responsabilă de punerea în aplicare a acestor legi. Persoanele nu sunt obligate să notifice Compania despre astfel de raportări sau dezvăluiri. Fără represalii Fie că vă dezvăluiți sau nu identitatea când efectuați o raportare, fiecare investigație este tratată într-o manieră confidențială, iar un proces în buclă închisă asigură informarea dumneavoastră cu privire la rezultatul global al investigației. Raportarea încălcărilor suspectate ale politicilor noastre, ale Codului sau ale altor procese aduce beneficii Companiei și îmbunătățește conduita preconizată a tuturor angajaților. Orice formă de represalii împotriva vreunui angajat care raportează sau participă cu bună-credință la investigarea unei încălcări suspectate este interzisă și nu va fi tolerată. Cadrul și frontierele noastre legale Politica și practica companiei Conduent prevăd desfășurarea afacerilor în conformitate cu toate legile și regulamentele aplicabile. Prin respectarea cerințelor legale, ne protejăm angajații, clienții, acționarii, reputația, mediul și viitorul. Frauda, mita și plățile necuvenite Adoptăm o abordare bazată pe toleranță zero a tuturor formelor de fraudă, mită și corupție, inclusiv a mituirii funcționarilor comerciali și guvernamentali și a oricăror forme de corupție. Noi nu oferim niciodată ceva de valoare pentru a obține un avantaj necuvenit în comercializarea produselor și a serviciilor, în realizarea tranzacțiilor financiare sau în reprezentarea intereselor Companiei noastre în fața autorităților guvernamentale sau a agențiilor internaționale precum Organizația Națiunilor Unite. Toate țările interzic mituirea propriilor funcționari publici și multe țări interzic și mituirea funcționarilor din alte țări. Politica noastră este mai restrictivă decât aceste legi, prin interzicerea plăților necuvenite în toate activitățile noastre, cu guverne, agenții internaționale și în sectorul privat. Politica Conduent impune contabilizarea corectă a tuturor tranzacțiilor financiare, inclusiv a plăților comisioanelor, taxelor și gratuităților, precum și ținerea unor registre corespunzătoare. Menținem un sistem de controale interne pentru a asigura că toate aceste tranzacții sunt înregistrate complet și corespunzător și că registrele noastre reflectă în mod corect și rezonabil aceste tranzacții. Ca răspuns la aceste legi și așa cum prevăd politicile interne, Conduent a stabilit un program cuprinzător de conformitate pentru combaterea mitei. Acest program abordează conformitatea cu legile de combatere a mitei prin politici și proceduri la nivel corporativ, analiza cheltuielilor, evaluarea prealabilă a terțelor părți, instruirea angajațilorțintă și alte acțiuni aferente. 8

9 Spălarea banilor Facem afaceri numai cu clienți cu reputație, care sunt implicați în activități legitime de afaceri și ale căror fonduri provin din surse legitime. Persoanele implicate în activități infracționale, inclusiv terorism, pot încerca să mascheze veniturile din infracțiuni sau să facă aceste venituri să pară legitime prin spălarea lor printr-o afacere legitimă. Multe țări au legi care interzic acceptarea sau prelucrarea veniturilor din activități infracționale. Compania noastră poate fi afectată grav dacă nu reușim să detectăm relațiile și tranzacțiile clienților care ne plasează în situații riscante. Dacă aveți suspiciuni sau întrebări despre spălarea banilor, adresați imediat neclaritățile și întrebările dumneavoastră către management și către Biroul de Etică sau Biroul Consilierului Juridic General. Trebuie să rezolvați orice neclarități înainte de a acționa mai departe. Clienții din sectorul public Înțelegem și ne conformăm legilor privind contractarea și achizițiile pentru sectorul public. Sectorul public include guverne și entități deținute de stat, chiar dacă acestea sunt numai parțial deținute de stat. Cerințele legale referitoare la clienții din sectorul public specifică practici de afaceri care variază semnificativ față de modul în care derulăm afaceri cu clienții comerciali. În general, nu oferim niciodată contract de muncă niciunui funcționar public implicat în procesul de achiziție. În mod asemănător, nu oferim niciodată direct sau indirect cadouri, divertisment, mită sau plăți necuvenite funcționarilor publici. Legile aplicabile pentru desfășurarea afacerilor cu clienții din sectorul public variază de la țară la țară. În cazul în care lucrați cu clienți din sectorul public, aveți responsabilitatea de a cunoaște aceste cerințe legale și impactul acestora asupra activității dumneavoastră. Clienții din guvernul S.U.A. Când Conduent încheie contracte cu guvernul S.U.A., se aplică cerințe legale suplimentare companiei Conduent și angajaților, agenților și subcontractanților acesteia implicați în derularea acestor contracte. Dacă lucrați în acest domeniu, aveți responsabilitatea de a cunoaște și a respecta aceste cerințe legale și de a raporta cazurile în care este posibil să fi fost încălcate cerințele legale. Noi nu oferim angajaților guvernului S.U.A. niciun articol de valoare, fie că este corporal sau necorporal. În plus, nu oferim și nu acordăm niciun articol de valoare guvernului S.U.A. în schimbul unui tratament favorabil între contractanții principali și subcontractanți. Acest tip de schimb este cunoscut în general sub denumirea de mită. În cazul în care suspectați că a fost dată o mită care a implicat compania Conduent, trebuie să raportați aceasta imediat Liniei de asistență etică. Când Conduent dă curs unei oportunități de afaceri cu guvernul S.U.A., angajații trebuie să știe că Legea privind integritatea în cazul achizițiilor impune anumite restricții asupra conduitei angajaților odată ce procesul de achiziție a început. Achiziția începe când un funcționar public ia o decizie de cumpărare, iar aceasta poate avea loc chiar înainte ca solicitarea să fie făcută publică. Când procesul de achiziție a început, angajații Conduent nu au voie: 1) să ofere contract de muncă sau oportunități de afaceri funcționarilor responsabili de achiziție; 2) să ofere gratuități funcționarilor responsabili de achiziție sau 3) să solicite informații privind selectarea surselor. Informațiile privind selectarea surselor sunt date care nu sunt disponibile publicului și sunt utilizate de funcționarii responsabili de achiziție în luarea deciziilor privind achiziția, precum: date despre 9

10 concurenți sau rapoarte de analiză internă ale guvernului. Încălcările Legii privind integritatea în cazul achizițiilor pot atrage sancțiuni grave de natură penală și civilă, atât pentru persoanele implicate, cât și pentru Companie. În final, derularea afacerilor cu guvernul S.U.A. ne impune să cunoaștem și să respectăm Legea privind falsul în declarații. Potrivit acestei legi, este ilegală falsificarea deliberată și în deplină cunoștință de cauză a informațiilor către guvernul S.U.A., ascunderea unui fapt semnificativ și/sau realizarea de declarații false, fictive sau frauduloase. În sensul Legii privind falsul în declarații, o declarație include solicitarea de plată sau a aprobării din partea guvernului S.U.A., cât și efectuarea de declarații către guvernul S.U.A. Printre exemplele de falsuri în declarații se numără facturarea de servicii neacoperite de contract și facturarea manoperei înainte de furnizarea serviciilor. Încălcările Legii privind falsul în declarații se pot solda cu sancțiuni grave de natură penală și civilă. În cazul în care suspectați o încălcare a Legii privind falsul în declarații, aceasta trebuie să fie raportată imediat prin intermediul Liniei de asistență etică. Practici comerciale și de concurență loială Legile privind concurența loială interzic acordurile cu orice concurent cu privire la creșterea prețurilor sau la reducerea producției. Chestiunile de concurență loială sunt complexe și pot apărea în relațiile cu clienții, furnizorii sau concurenții. Încălcările legilor privind concurența loială se pot solda cu acuzații grave de natură civilă și penală și sancțiuni, atât pentru Companie, cât și pentru persoane. Evităm contactele cu concurenții care ar putea crea chiar și aparența de acorduri necorespunzătoare, indiferent dacă contactul este personal, prin telefon sau prin . Acționăm cu prudență în comunicările noastre pentru a evita afirmațiile care ar putea fi interpretate în mod eronat în scopul indicării unei intenții de acționare într-un mod anticoncurențial. De asemenea, schimbul de informații de referință cu concurenții poate crea probleme legale grave. Noi nu dobândim informații de natură comercială prin metode înșelătoare și neetice. În plus, dacă primim informații îndoielnice de la o parte externă cu privire la un concurent, nu examinăm informațiile fără a contacta mai întâi Biroul Consilierului Juridic General. Deși schimbul de bune practici cu concurenții este în general admis, informațiile protejate, precum planurile viitoare de stabilire a prețurilor, nu trebuie să fie niciodată împărtășite cu concurenții. 10

11 Reputația noastră Ne-am asumat angajamentul să acționăm într-o manieră care să reziste examinării publicului și care nu va prejudicia reputația noastră. Exercitarea unei presiuni sau a unei constrângeri nerezonabile pentru anumite afaceri sau rezultate contabile este întotdeauna inacceptabilă, așa cum sunt și eforturile de a eluda procesele necesare de analiză, aprobare și control. Recunoașterea veniturilor Veniturile trebuie recunoscute numai atunci când sunt realizate sau realizabile și obținute. În general, veniturile sunt realizate sau realizabile și obținute când toate criteriile de mai jos sunt îndeplinite: Există o dovadă convingătoare a unui acord (contract/comandă); Livrarea s-a realizat și/sau serviciile au fost prestate (livrare/realizare); Prețul pentru cumpărător este fixat sau determinabil și Colectabilitatea este asigurată în mod rezonabil. Scrisori adiționale Scrisorile adiționale sunt strict interzise și reprezintă o încălcare a Codului nostru, pentru care sunt posibile consecințe grave, inclusiv rezilierea contractului de muncă. Acceptul pasiv sau cunoașterea unor astfel de scrisori va fi considerată, în egală măsură, o încălcare. Scrisorile adiționale se referă la orice acord sau corespondență dintre Conduent și un client, furnizor sau partener, care modifică sau amendează oricare dintre termenele și condițiile specificate în contractul, acordul sau comanda de cumpărare aplicabilă și sunt pregătite în afară sau separat de un proces standard al unității și de procedurile privind contractul/amendamentele la comandă. Cadouri și divertisment Caracterul adecvat al oferirii sau primirii de cadouri aferente locului de muncă depinde de valoarea și intenția cadoului. Noi definim cadourile în sens larg, pentru a include obiectele corporale și numerarul sau echivalentele de numerar, cât și privilegiile, considerațiile speciale, gratuitățile și discounturile. Singurul scop acceptabil al cadourilor și al divertismentului este de a crea clientelă sau de a consolida relațiile de afaceri. Dumneavoastră sau membrii apropiați ai familiei dumneavoastră pot accepta sau primi un cadou aferent locului de muncă numai dacă acesta este conform cu politicile noastre și se încadrează fără probleme în gama de articole obișnuite de curtoazie de afaceri. Cadourile care îl fac pe beneficiar să se simtă obligat să răsplătească favoarea prin realizarea de afaceri cu donatorul sunt întotdeauna necorespunzătoare. Noi nu vom oferi un cadou sau un divertisment clienților dacă, procedând astfel, s-ar încălca politicile acestora. Cadourile și divertismentul nu trebuie să fie niciodată excesive, neobișnuite sau extravagante. Sub nicio formă nu trebuie să oferiți sau să acceptați numerar sau echivalente de numerar, precum certificate-cadou sau carduri-cadou, indiferent de sumă, de la o persoană care desfășoară afaceri cu Conduent. Unitățile locale sunt autorizate să stabilească limite asupra valorii monetare a cadourilor conform cu obiceiurile geografice locale. Angajații noștri au responsabilitatea să cunoască limitele monetare ale cadourilor care se aplică în unitățile locale. Trebuie să aduceți la cunoștința managerului dumneavoastră dacă primiți vreun cadou de la un furnizor, un client sau un concurent, indiferent de valoarea acestuia. Managerul 11

12 corespunzător trebuie să aprobe oferirea unui cadou sau plata cheltuielilor de afaceri (cu condiția ca aceasta să nu încalce politica clientului) pentru orice persoană care desfășoară afaceri cu Compania. Este posibil să fie necesare standarde mai stricte, în cazurile în care se impune prin lege sau se consideră corespunzător de către conducerea grupului, pentru anumite organizații, precum Achizițiile, sau pentru clasificările specifice de posturi ale angajaților. Relațiile cu furnizorii Ne bazăm relațiile cu furnizorii pe principii fundamentale de echitate, onestitate și respect reciproc. Ne străduim să ne onorăm angajamentele și să ne respectăm promisiunile și acordurile cu furnizorii. Facem afaceri cu furnizorii care au standarde înalte de conduită. Ne așteptăm ca furnizorii noștri să respecte cerințele etice și legale în activitățile pe care le întreprind cu angajații proprii, cu comunitățile locale și cu Conduent. Înainte de a încheia orice contract, solicităm asistență din partea organizației de Achiziții și ne asigurăm că respectăm politicile de achiziții și ale autorităților de aprobare. Luăm toate deciziile de achiziții în interesul Companiei noastre și nu din considerente personale. Solicitarea și/sau acordul cu privire la schimburi comerciale reciproce obligatorii sunt contrare practicilor de afaceri ale companiei Conduent. Este contrar politicii Conduent să se stabilească o relație de afaceri cu un client care îi solicită companiei Conduent să cumpere produsele sau serviciile sale drept condiție contractuală a cumpărării de către client a produselor sau serviciilor Conduent. În egală măsură, deciziile de achiziții nu trebuie să se bazeze pe condiția ca furnizorul să convină să utilizeze produsele sau serviciile Conduent. Deciziile de aprovizionare trebuie luate în general pe baza calității, a prețului și a nivelului de deservire/fiabilitate al furnizorului. Cu toate acestea, deoarece relațiile cu clienții sunt vitale pentru succesul companiei Conduent, în deciziile de achiziții se pot lua în considerare, după caz, relațiile cu clienții drept un factor favorabil, printre altele. Personalul de achiziții trebuie să solicite aprobarea conducerii și consiliere din partea Biroul Consilierului Juridic General în aceste situații. Protejarea proprietății intelectuale și a materialelor cu drepturi de autor Printre cele mai valoroase bunuri ale noastre se află proprietatea intelectuală Conduent - brevete, secrete comerciale, mărci comerciale, drepturi de autor, desene și modele industriale, know-how și alte informații protejate. Suntem responsabili de stabilirea, protejarea, păstrarea și apărarea drepturilor Conduent în toate lucrările originale și de proprietate intelectuală, semnificative din punct de vedere comercial, cu drepturi de autor și de utilizarea acestor drepturi în moduri responsabile. Respectăm drepturile de proprietate intelectuală valabile, exclusive și materialele cu drepturi de autor ale terțelor părți. 12

13 Locul nostru de muncă Considerăm că este o necesitate de afaceri să dezvoltăm, să celebrăm și să cultivăm o cultură corporativă care să fie favorabilă incluziunii și să ofere oportunități egale tuturor. Tratăm toți oamenii, din interior și din exterior, cu demnitate și respect. Realizăm comunicări la toate nivelurile angajaților noștri într-o manieră deschisă și onestă, sub rezerva restricțiilor legale și concurențiale. Angajații din S.U.A. care au neclarități legate de locul de muncă pot utiliza Procesul de escaladare internă numit al ușilor deschise, pentru a-și rezolva neclaritățile într-o manieră corectă. Procesul este conceput să asiste angajații care consideră că politicile și practicile instituite ale Companiei au fost încălcate sau nu au fost aplicate consecvent, sau care au alte neclarități grave legate de locul de muncă. Fără discriminare și hărțuire Fiecare dintre noi joacă un rol important în a se asigura că colegii noștri sunt tratați cu demnitate și respect. În calitate de angajator care garantează egalitatea de șanse, nu facem discriminări în recrutare, selectare, remunerare, instruire, atribuirea posturilor, promovare, încetarea contractului de muncă sau orice altă activitate aferentă forței de muncă, cu privire la rasa, culoarea, naționalitatea, credința sau afilierea religioasă, sexul, vârsta, originea etnică sau națională, starea civilă sau familială, orientarea sexuală, identitatea de gen, statutul de membru în sindicat sau activitatea sindicală sau dizabilitățile actuale sau trecute ale persoanei. Nu tolerăm hărțuirea, actele de abuz, represaliile sau discriminarea ilegală de orice fel. Nu sunt niciodată acceptabile avansurile sexuale inoportune sau hărțuirea sau actele de abuz asupra oricărui angajat, client sau furnizor. În egală măsură, nu sunt niciodată acceptabile nici glumele sau afișele care denigrează grupurile specifice (de ex. naționalitatea sau religia). Deciziile noastre cu privire la oameni trebuie să fie corecte, fără prejudecăți și întemeiate pe fapte. Diversitate În cadrul Conduent, diversitatea este considerată ca un avantaj competitiv, care depășește diferențele de orice fel și cuprinde alte caracteristici, precum gândirea divergentă și stilurile de lucru diferite. Diversitatea ne face mai puternici deoarece ne permite să profităm din plin de o forță de muncă globală, care este bogată în experiențe, cunoștințe și creativitate. Multe dintre realizările noastre în calitate de companie își au originea în echipele compuse din persoane diverse, care se completează unele pe altele prin reprezentarea perspectivelor diferite și care lucrează unitar pentru realizarea obiectivelor noastre strategice. Concentrarea noastră pe diversitate se extinde asupra angajaților noștri, dar și asupra furnizorilor noștri. În acest context, diversitatea dă naștere creativității și inovării și deține un rol esențial în succesul nostru. Ca și angajații, clienții, furnizorii și agenții noștri sunt tratați cu demnitate și respect. Suntem responsabili să avem conduite care să sprijine cultura noastră favorabilă incluziunii, inclusiv monitorizarea supozițiilor și a conduitelor noastre cu privire la alții, recunoașterea și aprecierea fiecărei contribuții și crearea unei atmosfere de echipă. 13

14 Conflicte de interese Ne îndeplinim sarcinile și responsabilitățile într-un mod corect și obiectiv. Luăm decizii de afaceri în interesul Companiei noastre, fără influențe personale sau externe. Conflictele de interese pot apărea în orice moment când interesele dumneavoastră personale ar putea beneficia de acțiunile sau influența dumneavoastră în calitate de angajat al Conduent. Interesele de afaceri externe cu furnizorii, clienții sau concurenții noștri reprezintă un motiv special de îngrijorare. Interesele de afaceri externe care interferează cu obligațiile dumneavoastră de a vă devota timpul și atenția responsabilităților locului dumneavoastră de muncă sau o conduită care se reflectă negativ asupra companiei Conduent se pot solda cu un conflict de interese. Angajații au obligația să dezvăluie managerului lor orice interese de afaceri externe pe care le pot avea ei sau membrii apropiați ai familiei lor. Este important să dezvăluiți fapte relevante înainte ca dumneavoastră sau membrii apropiați ai familiei dumneavoastră să fiți implicați sau să dobândiți interese financiare într-o companie externă și să luați orice măsuri considerate necesare de către Companie pentru a soluționa orice conflict de interese identificat, potențial sau efectiv. Fără consum de alcool și droguri Conduent și-a asumat angajamentul de a asigura un mediu de lucru sigur și productiv, pentru a le permite angajaților să-și atingă potențialul maxim. Interzicem utilizarea ilegală (inclusiv posesia, distribuția, fabricația sau transferul) sau prezența sub influența substanțelor controlate sau a alcoolului pe proprietatea noastră și în vehiculele deținute de Companie în proprietate sau în leasing sau în orice vehicul pentru care Compania furnizează o indemnizație sau rambursare pentru utilizarea în interes de serviciu. Această interdicție se aplică și oricăror alte centre de lucru în care angajații pot fi desemnați în timpul orelor de program. Sisteme informatice Furnizăm angajaților sisteme informatice electronice pentru a-și îndeplini sarcinile de serviciu și a-și realiza obiectivele de afaceri (utilizare corespunzătoare). Sistemele cuprind hardware, software, mijloace de comunicare sau rețele, inclusiv dispozitive care nu sunt deținute de Conduent, utilizate pentru a crea, stoca, procesa, afișa, imprima sau transmite informații Conduent în formă electronică. Sistemele noaste informatice pot fi utilizate numai în scopurile care susțin în mod efectiv și eficient afacerile Conduent. Utilizarea ocazională în scop personal este permisă, dar numai dacă are un impact minor (frecvență, durată și volum limitate) asupra computerului și a resurselor rețelei și nu influențează productivitatea angajatului. Utilizarea inadecvată include transmiterea de informații personale sensibile, confidențiale ale Conduent către persoane neautorizate sau locații nesecurizate, crearea sau transmiterea de scrisori în lanț, materiale video/audio care nu au legătură cu serviciul sau orice informații care contribuie la un loc de muncă neproductiv, utilizarea în exces a autorității acordate, sau crearea, stocarea, vizionarea sau transmiterea de material pornografic sau alte materiale grafice care sunt ofensatoare sau ar încălca politicile Conduent sau legile aplicabile. Angajaților care utilizează necorespunzător sistemele informatice li se poate retrage sau restricționa accesul și pot face și obiectul măsurilor disciplinare, până la și inclusiv rezilierea contractului de muncă. 14

15 Înregistrări corporative Pregătirea cu acuratețe și onestitate a înregistrărilor corporative, inclusiv a rapoartelor de cheltuieli, a rapoartelor privind orele de lucru și a situațiilor financiare reprezintă o necesitate legală și a companiei. Noi clasificăm, utilizăm și gestionăm Înregistrările corporative în conformitate cu politicile Conduent. Ne asumăm obligația de a păstra Înregistrările corporative în scopuri operaționale, legale, financiare, istorice și în alte scopuri cu seriozitate și luăm măsurile adecvate pentru a asigura că conținutul, contextul și structura înregistrărilor noastre sunt fiabile și autentice. Gestionăm înregistrările în concordanță cu liniile directoare privind păstrarea și distrugerea documentelor, aplicabile funcțiilor noastre. Păstrăm înregistrările pertinente după primirea notificării legale a unei acțiuni în instanță, aflate pe rol sau în situație de amenințare. Înregistrările corporative, atât cele în format electronic, cât și cele pe hârtie sunt luate în considerare în egală măsură, indiferent de formatul acestora. Clienții noștri Ne-am ridicat ștacheta foarte sus. Livrarea de servicii și soluții de înaltă calitate este vitală pentru reputația și succesul nostru. Este exact ceea ce ne așteptăm noi și ceea ce așteaptă clienții de la noi. Ne-am organizat să ne desfășurăm afacerile într-o manieră responsabilă și să răspundem pentru acțiunile, cuvintele, deciziile și produsul muncii noastre. Știm că viitorul nostru depinde de aceasta. Protejarea informațiilor cu privire la clienți Respectăm și ne-am angajat să protejăm confidențialitatea, confidențialitatea datelor și securitatea informațiilor pe care clienții noștri ni le-au încredințat, inclusiv a informațiilor confidențiale, a informațiilor identificabile personal, a informațiilor protejate și a secretelor comerciale. Avem în permanență măsuri adecvate de precauție pentru a preveni dezvăluirea și utilizarea neautorizată a informațiilor cu privire la clienți. Neam asumat responsabilitatea pentru confidențialitatea clienților, confidențialitatea și securitatea datelor cu seriozitate și implementăm măsuri de protejare adecvate pentru utilizarea și gestionarea acestor informații în conformitate cu politicile noastre privind confidențialitatea și securitatea informațiilor și în conformitate cu toate legile aplicabile. Activități de vânzări și de marketing Furnizăm informații exacte și adecvate clienților noștri, astfel încât ei să poată lua decizii informate. Nu tolerăm declarațiile false, frauda sau omisiunea deliberată a informațiilor pertinente în activitățile noastre de vânzări sau de marketing. Ne onorăm angajamentele și ne respectăm promisiunile, acordurile și obligațiile. Acționarii noștri Informații privilegiate și tranzacții pe bază de informații privilegiate Gestionăm informațiile privilegiate în mod corespunzător și legal. Informațiile privilegiate sunt definite în general ca fiind informațiile materiale confidențiale. Informațiile materiale sunt informațiile care sunt suficient de importante pentru a influența decizia unui investitor de a cumpăra, a vinde sau a păstra titlurile de valoare. Angajații noștri, membrii apropiați ai familiilor lor și orice persoană care locuiește în aceeași reședință sunt considerate persoane cu acces la informații privilegiate conform politicii Conduent. Prin urmare, dumneavoastră nu aveți voie să vă angajați în tranzacții speculative cu titluri de 15

16 valoare Conduent, inclusiv acțiuni normale, obligațiuni sau titluri de creanță Conduent. Trebuie să cumpărați acțiuni Conduent numai în scopuri de investiții, în general să păstrați acțiunile cel puțin șase luni. Politica Conduent și legile privind titlurile de valoare prevăd reguli suplimentare pentru persoanele cu acces la informații privilegiate care au cunoștințe efective despre informațiile sensibile pe piață cu privire la Companie care nu au fost dezvăluite publicului. Exemplele de informații sensibile pe piață cuprind rezultatele financiare, achizițiile, cesionările, produsele sau tehnologiile noi și semnificative, modificările de dividende și acțiunile în instanță. Informațiile sunt considerate sensibile pe piață dacă ar fi importante pentru un investitor rezonabil în decizia acestuia de a cumpăra, a păstra sau a vinde titlurile de valoare. Dacă sunteți în posesia informațiilor sensibile pe piață, trebuie să nu cumpărați sau să vindeți titluri de valoare Conduent. Cuvintele a cumpăra și a vinde includ orice tranzacție care implică indirect titlurile de valoare ale Companiei. În plus, nu aveți voie să dezvăluiți informații sensibile pe piață altor persoane, fie acestea din interiorul sau din exteriorul Companiei. Directorii executivi și directorii, în virtutea poziției lor în Companie, fac obiectul unor politici și legi mai restrictive, care se referă în mod specific la aceștia. Directorii executivi de la nivel corporativ și membrii Consiliului de Administrație al Conduent pot cumpăra și vinde titlurile de valoare ale Companiei numai în timpul perioadelor de ferestre predeterminate. În plus, toți acești directori și membri ai Consiliului de Administrație trebuie să contacteze Consilierul Juridic General sau Consilierul Grupului SEC înainte de a se angaja în orice tranzacție. Protejarea și utilizarea activelor Fiecare dintre noi este responsabil de protejarea tuturor activelor Companiei și ale clienților care ne-au fost încredințate, împotriva pierderii, furtului, distrugerii, însușirii ilegale sau contrafacerii și de utilizarea acestora în interesul companiei Conduent. Suntem responsabili de clasificarea, protejarea și gestionarea informațiilor companiei Conduent, ale clienților și ale terțelor părți în conformitate cu legea aplicabilă, politica Conduent și termenii contractuali. Avem o sarcină afirmativă de a raporta imediat furtul, pierderea sau însușirea ilegală a oricăror active ale companiei Conduent sau ale clienților, inclusiv a activelor financiare, a activelor fizice, a activelor informatice și a activelor electronice. Reprezentarea companiei Conduent în fața comunității publice și de investiții Obiectivul departamentului de Comunicări Corporative este de a asigura consecvența să vorbim publicului cu o voce unică. Departamentul de Comunicări Corporative lucrează în mod curent cu reporteri de televiziuni și publicații pentru a asigura ca reporterii să aibă informațiile corecte pentru a crea reportaje obiective. Suntem responsabili de contactarea departamentului de Comunicări Corporative pentru aprobare, înainte de a ne angaja într-un discurs, interviu, articol, recomandare a unui client, comunicat de presă sau altă declarație publicată sau televizată care face referire la Conduent pentru audiența externă. Respectăm Regulile desecretizării echitabile ale Securities and Exchange Commission din S.U.A. și alte legi care guvernează dezvăluirea de informații materiale comunității de investitori. Nu răspundem la întrebări din partea membrilor comunității de investitori, ci preferăm să le transmitem departamentului de Comunicări Corporative. 16

17 Responsabilitățile noastre societale Suntem mai mult decât o companie suntem membri ai comunităților în care ne desfășurăm afacerile și în care trăiesc clienții, angajații, furnizorii și investitorii noștri. Angajații noștri sunt participanți activi în comunitățile în care trăiesc și muncesc. Compania noastră sponsorizează diverse evenimente axate pe comunități care oferă un prilej de a îmbogăți viețile angajaților noștri și ale comunităților noastre. Drepturile omului Angajamentul nostru de a ne comporta responsabil în calitate de bun cetățean corporatist se îndeplinește derulându-ne afacerile globale cu mare respect față de drepturile omului. Avem la bază Declarația universală a drepturilor omului a Organizației Națiunilor Unite. Sprijinul nostru pentru aceste principii este integrat în Codul nostru, în poziția noastră cu privire la relațiile de muncă, în practicile noastre de ocupare a forței de muncă, în relațiile noastre cu furnizorii și în modul în care ne dezvoltăm afacerile pe piețele emergente. Realizăm inspecții pentru conformitate prin procesele noastre de management, inclusiv prin analize operaționale, sisteme de audit intern și de management al riscurilor și evaluări ale furnizorilor. Traficul de ființe umane În concordanță cu principiile Declarației universale a drepturilor omului a Organizației Națiunilor Unite și legea federală care interzice traficul de ființe umane, ne-am asumat angajamentul de a alege liber forța de muncă și de a sprijini eforturile de a eradica traficul de ființe umane. Informațiile cu privire la o încălcare potențială a acestei politici de combatere a traficului de ființe umane, fie de un angajat al Conduent, fie de un subcontractant sau un agent, trebuie să fie raportate prompt unui manager, Liniei de asistență etică sau Biroului Consilierului Juridic General. Angajații care sunt conștienți de posibile încălcări ale politicii de combatere a traficului de ființe umane pot contacta și Linia de asistență globală privind traficul de ființe umane, direct la sau help@befree.org. Gestionarea mediului Ne-am asumat angajamentul de a proteja mediul, sănătatea, securitatea și sustenabilitatea angajaților, a clienților, a furnizorilor și a comunităților în care facem afaceri. Protejarea mediului și a sănătății și a securității angajaților, clienților și vecinilor noștri față de riscuri inacceptabile este o prioritate. Ne desfășurăm operațiunile într-un mod care protejează sănătatea, protejează mediul, conservă materialele și resursele valoroase și reduce la minimum riscul pierderii de active. Ne-am asumat angajamentul să proiectăm, să distribuim și să comercializăm produse și servicii pentru a optimiza utilizarea resurselor și a reduce la minimum impactul asupra mediului. Toate operațiunile și serviciile noastre trebuie să fie conforme pe deplin cu cerințele guvernamentale aplicabile și cu standardele companiei Conduent. Sănătate și securitate Inspectăm și întreținem locurile de muncă pentru a preveni riscurile inacceptabile în unitățile noastre și livrăm servicii într-o manieră în siguranță. Dezvoltăm și menținem programe de pregătire pentru situații de urgență și ne conformăm cu toate reglementările guvernului și cu standardele companiei Conduent. Angajații Conduent sunt responsabili de raportarea vătămărilor și a practicilor sau a condițiilor de lucru nesigure imediat ce acestea le sunt cunoscute. 17

18 Contactul cu agențiile guvernamentale, activitățile de lobby și contribuțiile politice În calitate de cetățean corporatist, Conduent ia poziții cu privire la chestiuni de politică publică care ar putea avea un impact semnificativ asupra Companiei noastre și a operațiunilor sale globale. Departamentul de Relații cu Guvernul monitorizează evoluțiile politicii publice care ar putea avea un impact semnificativ asupra operațiunilor noastre globale. Departamentul de Relații cu Guvernul încurajează angajații să ajute la identificarea acestor probleme și să asiste la elaborarea poziției Companiei. Departamentul de Relații cu Guvernul trebuie să aprobe orice declarație privind politica publică în numele Conduent. În S.U.A., Departamentul de Relații cu Guvernul coordonează și toate contactele cu agențiile guvernamentale și grupurile legislative în numele Companiei. Toate contactele cu guvernele, legislaturile sau organismele multinaționale, precum Uniunea Europeană sau Organizația Mondială a Comerțului, trebuie aprobate de persoana desemnată de managementul local și Biroul Consilierului Juridic General. Departamentul de Relații cu Guvernul trebuie să fie notificat în prealabil despre orice acțiuni planificate și este singura organizație care are autoritatea de a menține și orienta consultanții în activități de lobby pentru a consilia sau a reprezenta Conduent în orice chestiune de politică publică federală, statală sau locală. Numai Departamentul de Relații cu Guvernul este autorizat să realizeze contribuții politice în numele Conduent prin intermediul Comitetului de Acțiune Politică Conduent (CPAC). În niciun caz dumneavoastră nu trebuie să contribuiți sau să participați la colectare de fonduri pentru campanii politice sau să realizați activități de promovare a campaniilor în timp ce sunteți la lucru. Activitățile interzise includ utilizarea activelor Companiei, precum aparatele, materialele de birou, ul, faxurile și fotocopiatoarele. În plus, este posibil ca managerii din funcții superioare și directorii Companiei să fie limitați de legislația locală cu privire la activitățile proprii referitoare la promovarea campaniilor pentru candidații politici și colectarea de fonduri. Aceștia trebuie să consulte Departamentul de Relații cu Guvernul înainte de a participa la orice activități politice, inclusiv la cele desfășurate în afara serviciului. Controale ale comerțului internațional Multe țări reglementează tranzacțiile de comerț internațional importuri, exporturi și tranzacții financiare internaționale în scopul securității naționale și al politicii externe. Conduent respectă reglementările aplicabile de control al comerțului internațional cu privire la eliberarea de licențe, documentele de transport, documentele de import, cerințele de raportare și de păstrare a înregistrărilor în toate țările în care desfășoară afaceri. În unele cazuri, aceste restricții se aplică tranzacțiilor financiare, cât și comerțului internațional cu bunuri, tehnologie, software și servicii. În plus, S.U.A. interzic orice cooperare însoțită de boicoturi fie împotriva țărilor prietene cu S.U.A., fie împotriva firmelor care pot fi incluse pe lista neagră de anumite grupuri sau țări. Ne-am asumat angajamentul să respectăm legile privind exporturile la nivel global. Obținem aprobări guvernamentale adecvate înainte de a exporta, vinde sau transfera produse, software și date tehnice controlate. Compania are un program de conformare a exporturilor instituit la nivel de corporație. 18

19 Resurse suplimentare Politici Conduent are multe politici care se referă la modul în care să lucrați și care guvernează acest lucru. O compilație a multora dintre aceste politici este accesibilă pe pagina Politici de pe intranetul Conduent. Întrebări și răspunsuri (Î&R) Linia de asistență etică Conduent: Site web: Site web intern: Pagina de pornire Biroul de Etică 2017 Conduent Business Services, LLC. Toate drepturile rezervate. Conduent și Conduent Design sunt mărci comerciale ale Conduent Business Services, LLC în Statele Unite ale Americii și/sau în alte țări. 12/16 CNDNT102