Curs REVEAL pm3 nivelul 2 - Avansati Tema: Managament de proiect. Modulul 1: Bugetul proiectului: resurse disponibile si definitia unui buget solid

Transcription

1 Curs REVEAL pm3 nivelul 2 - Avansati Tema: Managament de proiect Modulul 1: Bugetul proiectului: resurse disponibile si definitia unui buget solid D.U Bugetul proiectului: Bugetul proiectului Resursele disponibile Definitia unui buget solid Modulul 2: Managementul riscului si planurile de rezerva DU 2.1. Managementul riscului si planurile de contingenta Definitia riscului in managementul de proiect Evaluarea riscului Managementul riscului Atacarea riscului Modulul 3: managementul echipei de proiect: rezolvarea conflictelor DU 3.1. rezolvarea conflictelor De ce conflicte si care conflicte/ Managementul conflictelor Module 4: Leadership Modulul 4: Leadership DU 4.1. Leadership Leadership Modulul 1: Bugetul proiectului: resurse disponibile si definitia unui buget solid DU 1.1. Bugetul proiectului

2 Sectiunea: Bugetul proiectului Bugetul proiectului identifica resursele necesare pentru a produce un set de rezultate intr-o unitate de timp data. Resursele sunt unul dintre cele trei elemente ale proiectului (alaturi de incadrarea in timp si de rezultate). Bugetul detaliat ar trebui schitat dupa definirea tuturor celorlalte elemente ale proiectului: rezultatele (calitative si cantitative), durata, impartirea pe sarcini, rolul si responsabilitatile. Fiecare din aceste elemente poate influenta definirea unui buget corect. (de ex. daca proiectul vostru urmareste organizarea unor seminarii de informare, numarul seminarilor pe care vrem sa le organizam, stilul lor mai mult sau mai putin formal, locatia, etc, numarul participantilor toate aceste elemente vor influenta bugetul) Bugetul este parte din planul de proiect, schitat si aprobat in etapa de planificare. Sectiunea: Resurse disponibile Resursele nu sunt numai de ordin financiar: ele reprezinta tot ceea ce este necesar pentru implementarea proiectului. Conform teoriei managementului de proiect, exista sapte categorii de resurse: Oamenii (echipa de proiect) Banii Echipamentele dotarile Materialele si consumabilele Informatiile Tehnologia Cand schitam un proiect trebuie sa avem in vedere urmatoarele: Tipul de resurse necesare Sunt ele disponibile in interiorul organizatiei sau ar trebui gasite in afara (si platit pentru ele? Costul estimat pentru foecare resursa (a se vedea si sectiunea urmatoare) Sectiunea: Definirea unui buget solid In schitarea unui buget trebuie sa tinem seama de: Ce tipuri de resurse sunt necesare In ce masura Costul complet pentru fiecare categorie de resurse

3 Tipuri de resurse: Pentru a le defini trebuie sa avem o imagine clara a intregului proiect. Elementele principale ale planului de proiect ne vor ajuta in acest exercitiu: obiectivele, rezultatele, impartirea pe sarcini si diagrama Gantt. Masura: Diagrama Gannt reprezinta un instrument foarte eficient de masurare a cantitatii de resurse necesare, incepand cu resursele umane si costurile lor Exemplu: Sarcini Tom Manager de proiect voluntar Giulia jurnalista Anne voluntara Ruth Web designer T 3.1. dezvoltarea interfetei grafice T 3.2 aducerea la zi a bazei de date T 3.3 continutul standardului T. T 7.1 management de proiect TOTAL zile Plata pe zi Total IMPORTANT: chiar daca implicati voluntari, trebuie calculat efortul necesar pentu a duce la uindeplinire o anumita sarcina, din mai multe motive Daca vrem sa stim ce disponibilitate de timp trebuie sa aiba o persoana O persoana are nevoie sa stie cat timp sa dedice acestui proiect Daca o persoana, din diferite motive, nu va putea sa participe in proiect pana la incheierea proiectului, trebuie sa stim pe cine trebuie sa inlocuim in proiect Chiar daca unele resurse dun disponibile gratuit, trebuie sa luam in seama costul folosirii lor: de ex. daca implicam voluntari in implementarea activitatilor proiectului, nu ii platim pentru munca lor, dar implicarea lor poate insemna anumite costuri: transport, asigurare, mancare, o uniforma (un tricou, de ex.), o instruire de baza. Acelasi lucru se aplica si pentru resursele materiale ale organizatiei (de ex. dotarile: nu platim pentru folosirea lor, dar poate trebuie sa platim pentru serviciile legate de folosirea lor: electricitate, curatenie, asigurare, etc) Mai mult decat atat, nu trebuie sa luam in considerare numai costurile pentru a achizitiona resurse materiale, dar si costurile generate de folosirea lor: masina este un exemplu tipic: platesti pentru a o cumpara, dar si pentru asigurare, combustibil, etc. Un buget corect ia in considerare toate aceste elemente.

4 Modulul 2: Managementul riscului si planurile de rezerva DU 2.1 Managementul riscului si planurile de rezerva Sectiunea: Definitia riscului in managementul de proiect Proiectele sunt supuse constrangerilor si riscurilor. Acestea sunt relevante nu numai in implementarea proiectului, dar si in faza de planificare a proiectului. Care este diferenta dintre riscuri si constrangeri? Constrangerile sunt niste limitari stiute dinainte. O constrangere poate fi o limitate de timp sau una financiara pe care o avem. Trebuie sa le luam in considerare atat in planificare (de ex. planificare proiectului sau definirea bugetului), cat si in implementare (de ex. pentru luarea deciziilor). Daca ignoram constrangerile in etapa de planificare, putem ajunge la o nereusita. Constrangerile pot fi legate de unul sau mai multe elemente: Timp Buget si resurse oameni Dotari Mediul extern (de ex.: autorizatii necesare pentru a tine un eveniment public) Riscurile au doua caracteristici: nesiguranta nu stii daca situatia va aparea cu adevarat si pierderea daca apare, va genera o pierdere pentru proiect. Identificarea si anticiparea riscurilor inainte ca ele sa apara si stabilirea de masuri de corectare ne vor ajuta sa rezolvam problema intr-un timp mai scurt si cu o pierdere mai mica, pentru ca suntem deja pregatiti. Aceasta este abordarea proactiva. Sectiunea: Evaluarea riscului Vrei sa identifici si sa evaluezi riscurile inca din faza de planificare a proiectului din ciclul de viata al proiectului. Acest lucru ajuta la luarea in considerare a resurselor necesare pentru a face fata riscurilor (fie timp, resurse umane sau financiare). Pentru a identifica riscurile legate de proiectul tau, poti folosi urmatoarele surse: Experienta ta Cea a membrilor echipei Cunostinte din interiorul organizatiei, derivate din experienta altor proiecte anterioare similare Experienta factorilor interesati Daca este necesar, chiar si sfatul expertilor externi In afara de identificarea riscurilor este nevoie sa le si evaluam, pentru a le prioritiza si a decide care merita sa fie luate in considerare in planul de proiect.

5 Evaluarea riscurilor necesita evaluarea relevantei lor in proiect, prin analiza celor doua caracteristici ale lor: nesiguranta si pierderea. Trebuie sa estimam posibilitatea ca acel risc sa apara si imapctul lui asupra proiectului. Pentru a face asta, poti folosi un instrument simplu numit tabel de evaluare a riscului, in care identifici riscul, probabilitatea ca el sa apara, impactul asupra proiectului. Tabelul de mai jos se refera la organizarea unui targ in aer liber in luna iulie. Tabel de evaluare a riscului Proiectul XYZ # Sarcina Tas k probabilitate a (1-10) 1 Vremea rea 2 Voluntari insuficien ti pentru stand 3 Aprobare a de ocupare a unui spatiu public nu este eliberata la timp Impact ul (1-10) Relevanta asupra proiectului (probabilitat Masuri ea x Impactul) Verificare buletin meteo, inchiriere pavilion Largirea cautarii de voluntari la organizatii partenere De sunat la biroul responsab il cat mai des si cu timp inainte Responsabil ul Jon Anne Martha Sectiunea: Managementul riscului Urmatorii pasi te vor ajuta sa evaluezi in mod eficient riscurile din proiectul tau: Identificarea riscurilor inca d ela inceput, in etapa de Analiza si evaluarea lor urmand tabelul de evaluare a riscului Prioritizarea lor: sa ne concentram doar pe cele mai relevante Planificarea raspunsului pentru cele mai relevante Definirea responsabilitatilor: cine este responsabil? Comunicarea cu privire la riscuri: echipa de proiect trebuie sa fie informata si poate ca vom avea nevoie de consensul celor mai importanti factori (de ex. consiliul director al organizatiei, cel mai mare sposnsor al activitatii)

6 Sa tinem evidenta riscurilor (la fel si pentru proiecte viitoare Sectiunea: Atacarea riscului Alegeti raspunsul corect: puteti alege diferite optiuni pentu a face fata riscurilor: Evitati riscul: planificati-va proiectul astfel incat sa fie putin probabil ca riscul sa apara sau sa aiba impact asupra proiectului (in exemplul nostru, planificati sa aveti evenimentul in interior pentru a evita riscurile legate de vremea rea) Diminuati riscurile: incercati sa influentati cauzele care produc riscurile pentru a minimiza probabilitatea de a aparea si de a avea vreun impact (in exemplul nostru faceti presiuni asupra biroului responsabil cu eliberarea autorizatiei) Dezvoltati un plan de rezerva: dezvoltarea masurilor corecte de la inceput (daca riscul are o relevanta mare) ne ajuta sa economisim timp si resurse daca riscul apare (in cazul nostru sa fim pregatiti sa inchiriem un pavilion) Transferati riscul: unele actiuni tipice se intreprind ca masura de siguranta Aceasta este o solutie destul de costisitoare (in cazul nostru ar putea insemna sa gasim un furnizor extern si sa gasim persoane care sa stea la stand mai multe ore) Acceptarea riscului: daca riscul are o relevanta foarte scazuta, atunci putem lua in considerare aceasta optiune, pentru ca definirea unui nou plan ar costa mai mult decat acceptarea riscului, daca acesta apare. Este foarte important insa, ca aceasta sa fie o alegere constienta si impartasita. Modulul 3: managementul echipei de proiect: rezolvarea conflictului DU 3.1 Rezolvarea conflictului Sectiunea: Ce conflicte si de ce conflicte? Asa cum echipa este un element cheie in implementarea proiectului, si conflictele sunt inevitatebile in orice proiect si de obicei sunt mai puternice la inceput. Nu sunt intodeauna negative si daca stim de ele putem sa: stim la ce sa ne asteptam si cum poate fi afectat proiectul mai tarziu, subliniem cateva elemente critice si sa punem in aplicare unele solutii planificate. Pentru a face fata si a rezolva un conflict in interiorul echipei este important mai intai sa il recunoastem si sa stim ce l-a produs inca de la inceput. Cele mai intalnite cauze ale conflictelor intr-un proiect sunt: Lipsa angajamentului fata de scopul proiectului: o persoana nu impartaseste aceeasi viziune ca si restul echipei cu privire la unele elemente cheie ale proiectului (poate fi vorba de scop, program, roluri, etc). Acest lucru se poate datora unei slabe comunicari a structurii proiectului, neintelegerea sau perceptie diferita, ipoteze eronate. O cale de a evita aceasta situatie este sa ne asiguram ca totii membrii echipei de proiect au o imagibe clara asupra tuturor elementelor proiectului; cand se

7 comunica rolurile (de ex. la intalnirile individuale de la inceputul proiectului sau in timpul intalnirii de proiect initiale) asigurati-va ca mesajul este complet. Nu presupuneti doar ca explicatiile au fost clare! Nesiguranta cu privire la rolul in proiect: ca si mai sus, oamenii se pot simti frustrati pentru ca nu sunt siguri de roul lor in proiect sau de responsabilitatile lor. O comunicare eficienta si completa din partea voastra poate evita aparitia unor conflicte pe tema aceasta. Programul nu este inteles: din nou, este responsabilitatea ta sa te asiguri ca toti membrii echipei impartasesc aceeasi viziune despre proiect Nepotrivirea de personalitati: aceasta sursa de conflict poate fi des intalnita mai ales in voluntariat, unde oamenii implicati au pregatiri diferite. Varsta, experiente diferite si instruire, ipoteze gresite, toate astea contribuie la starea de conflict intre membrii echipei. Sectiunea: Managementul conflictului Ca manager de proiect ai responsabilitatea de a rezolva conflictele. Mai intai de toate este important sa recunosti un conflict. Comunicarea interna si informala, petrecerea timpului cu membrii echipei, planificarea unui numar potrivit de sedinte de proiect: toate acestea te pot ajuta sa ai o imagine clara a sentimentului real al membrilor echipei. Mai mult decat atat, trebuie sa se inteleaga ca esti intotdeauna disponibil pentru a discuta cu membrii echipei. Cand apare un conflict sunt mai multe actiuni posibile pe care le poti avea in vedere: Sa cunosti problema: o actiune posibila este sa inviti ambele parti sa explice separat situatia din punctul lor de vedere. Sa incurajezi discutia deschisa si sa eviti sa judeci: poti sa folosesti ocazia pentru a te informa despre problema. Sa separi oamenii de problema: si sa te concentrezi pe cea din urma: sa incerci sa fii obiectiv si sa iti faci o idee despre problema aparuta, fara sa lasi sentimentele pe care le ai fata de persoanele implicate sa te influenteze. Sa ramai concentrat pe interesul tau principal: implementarea corecta a proiectului Dupa o scurta perioada sa alegi solutia si sa o prezinti ambelor parti, ori separat, ori impreuna. Aminteste-le oamenilor ca sunteti cu totii implicati intr-un proiect si ca trebuie cu totii sa incercati sa faceti ceea ce este mai bine. Poti alege sa: Negociezi: sa gasesti un compromis intre cele doua parti si sa ai o abordare care sa insemne castig de ambele parti Sa minimizezi impactul conflictului: sa scoti in evidenta domeniile agreate si sa minimizezi dezacordurile. Aceasta solutie, totusi, ar putea fi doar o solutie temporara a problemei, care poate sa reapara Ia in calcul varianta satisfacerii cererii uneia sau ambelor parti: se poate intampla ca o mica schimbare in planificarea proiectului, cu consecinte mici sa rezolve problema (de ex. daca este un conflict despre program sau rol)

8 Make the two parties confront each other openly: fa cele doua parti sa aiba o confruntare in mod deschis: aceasta ar putea fi o solutie greu de pus in practica, dar poate fi o optiune buna, mai ales in conflictele aparute datorita personalitatilor diferite. Tu vei organiza intalnirea si vei fi mediator. Forteaza solutia: cand nu fuctioneaza nicio alta, tine minte ca interesul principal este ca proiectul sa fie salvat. Foloseste-ti autoritatea pentru a rezolva problema. Ignora conflictul: unele conflicte au un impact foarte mic asupra proiectului. Poti alege sa le ignori, cel putin pana nu degenereaza. Modulul 4: Leadership DU Leadership Sectiunea: Leadership Managementul si leadershipul sunt complementare. Un manager eficient trebuie sa implementeze un stil de leadership potrivit pentu a tine echipa motivata. Treaba unui manager este sa planifice, sa organizeze si sa coordoneze. Treaba liderului este sa inspire si sa motiveze. (The Wall Street Journal Guide to Management by Alan Murray, published by Harper Business). Au fost elaborate diferite teorii pentru a identifica tipuri de leadership Una dintre cele mai aclamate este cea a leadershipului situational dezvoltat in 1972 de Hersey si Blanchard; autorii sugereaza ca liderii trebuie sa isi adapteze stilul de leadership cu diferite caracteristici ale membrilor echipei. Exista mai multe abilitati de lidr sau trucuri pentru lideri. Iata o selectie cu sugestii pentru a fi un lider mai bun: Fii primul; ofera un exemplu pentru ceilalti membri ai echipei Comunica deschis si eficient: tine intalniri regulate cu echipa, atat in grup cat si individuale Asculta-i pe oameni Respecta personalitatile diferite din echipa Ofera feedback regulat membrilor echipei: fac lucrurile bine sau nu Nu te teme sa delegi Invata din greseli