MICROSOFT OFFICE ACCESS

Transcription

1 MICROSOFT OFFICE ACCESS NoŃiuni introductive despre baze de date Definirea termenilor O bază de date reprezintă o colecńie de date înrudite, care se referă la un anumit subiect sau obiectiv, împreuna cu instrumentele folosite pentru manipularea acestor date. O bază de date conńine următoarele elemente: Tabelul (table) colecńie de date înrudite, stocate pe linii şi coloane; Câmpul (field) coloana din cadrul tabelului, care reprezintă cea mai mică unitate de date din cadrul bazei de date. Înregistrarea (record) linia din cadrul tabelului. Linia este compusă din câmpuri şi conńine toate datele referitoare la un anumit element (dimensiuni, culori, greutăńi şi alte caracteristici). Obiect (object) componentă individuală Access, cum ar fi un tabel, un formular, o interogare sau un raport. Formular (form) un obiect Access care afişează informańiile dintr-un tabel într-un format diferit de cel al tabelului (altfel decât pe linii sau coloane). Interogare (query) Un obiect Access care stochează întrebări cu privire la datele stocate în baza de date. Raport (report) Un obiect Access care stochează detalii pentru afişarea sau tipărirea datelor în mod organizat. Dezvoltarea de aplicańii de baze de date de mari dimensiuni este în acelaşi timp un fapt banal, dar şi un fapt extraordinar. Banalitatea constă în faptul că un procent semnificativ din efortul de dezvoltare de aplicańii se îndreaptă spre acest domeniu. Extraordinarul se leagă de complexitatea deosebită a acestor aplicańii, care implică echipe mari de proiectanńi, necesită atât experienńă în domeniu cât şi adaptarea la condińii mereu noi. Şi nu în ultimul rând, reprezintă o mare responsabilitate. Cu toate că industria de software cunoaşte o adevărată explozie, cu toate că suntem literalmente bombardańi cu sute şi sute de aplicańii din ce în ce mai complexe şi mai specializate, încă nu a fost inventat un pachet software care să satisfacă necesităńile generale ale unei întreprinderi. Chiar dacă ne restrângem pretenńiile la partea numită de obicei de gestiune economică, un astfel de software nu se întrezăreşte la orizont, cu toate că în linii mari, toate întreprinderile funcńionează pe aceleaşi principii. Există pachete de gata care satisfac 1

2 anumite nevoi specifice dar, la noi ca şi în alte părńi, elemente specifice primează şi în consecinńă marea majoritate a întreprinderilor preferă să-şi construiască la comandă sistemul informatic. GeneralităŃi Un sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD) este un mecanism al cărui principiu fundamental constă, la modul cel mai general, în aşa-zisa abstractizare a datelor stocate pe suport. Există trei nivele de abstractizare, corespunzând celor trei modele ale datelor: fizic, conceptual şi logic. Modelul fizic (sau intern) priveşte datele aşa cum sunt ele stocate pe suport şi reprezintă nivelul zero al abstractizării; Modelul conceptual priveşte datele prin semnificańia lor reală; Modelul logic (sau extern) priveşte datele prin prisma utilizatorului final. Pentru o bază de date pot exista mai multe modele logice, în funcńie de diversele categorii posibile de utilizatori finali. Mecanismele de proiecńie între aceste nivele asigură ceea ce se cheamă de obicei independenńa de date, adică stabilitatea aplicańiilor la modificări în modul fizic de stocare a datelor. Proiectarea aplicańiilor de baze de date implică din această perspectivă două etape inińiale extrem de importante: proiectarea logică şi respectiv implementarea fizică a modelului de date. Modelul de date formează fundańia întregului sistem de aplicańii ce va exploata baza de date. Proiectarea logică (logical design) se referă la stabilirea modelului conceptual al bazei de date care este în mare măsură independentă de SGBD-ul particular care va fi utilizat. Rezultatul acestei etape a proiectării este un document care va cuprinde definińia detaliată a structurilor de date ce vor fi implementate împreună cu toate elementele de semantică asociate acestor structuri. Implementarea fizică (physical implementation) constă în transpunerea pe SGBD-ul specific a modelului conceptual realizat în etapa anterioară. Concretizarea acestei etape constă într-un script (o listă de comenzi) realizat în limbajul de descriere a datelor (DDL - Data Description Language) utilizat de SGBD-ul ales. Rolul acestuia este să creeze şi să inińializeze baza de date cu structurile corespunzătoare celor descrise în etapa anterioară. Acest script se mai numeşte schema bazei de date şi va fi utilizat ca referinńă în proiectarea aplicańiilor propriu-zise. Această etapă este extrem de complexă şi de importantă, deoarece ea stabileşte o serie de elemente care vor influenńa funcńionalitatea, extensibilitatea şi, într-o destul de mare măsură, performanńa ansamblului de aplicańii care va fi dezvoltat. Prezentarea aplicańiei MICROSOFT ACCESS este un program de gestionare a bazelor de date folosit pe scară largă de milioane de utilizatori. Rolul principal al acestui program este de a accesa şi de a stoca datele. Una din cele mai apreciate calităńi ale acestui program este interfańa grafică uşor de înńeles care permite crearea interogărilor, formularelor şi a rapoartelor, facilitate care lipseşte din multe alte programe de acest gen. Lansarea în execuńie se realizează astfel: Pornire Toate programele Microsoft Office Microsoft Office Access 2007 (Start All Programs Microsoft Office Microsoft Office Access 2007). 2

3 Crearea unei baze de date noi - după deschiderea aplicańiei se alege opńiunea Bază de date necompletată - se alege numele si locańia pentru salvare şi se apasă butonul Creare Deschiderea unei baze de date existente - buton Office Deschidere 3

4 OperaŃii cu tabele Toate bazele de date conńin unul sau mai multe tabele. Creare unui tabel Pentru a crea un tabel, urmează următorii paşi: Creare Tabel - se alege numele pentru fiecare camp, tipul de date şi formatul Salvarea unui tabel - buton Office Salvare 4

5 Tipuri de date Fiecare câmp trebuie să fie de un anumit tip, pentru ca Access să ştie cum să-i trateze conńinutul. Tipurile sunt următoarele: TEXT secvenńă simplă de caractere care poate include cifre, litere şi simboluri. Un câmp text poate conńine până la 2555 de caractere. MEMO text simplu, obişnuit, exceptând faptul că nu stabileşti o lungime maximă de câmp, aşa că pońi tasta aproape orice cantitate de text ( de caractere). NUMĂR destinat pentru valori întregi sau fracńionare. DATĂ/ORĂ o dată calendaristică sau o oră. MONEDĂ un număr formatat ca o valoare monetară. DA/NU poate primi valori logice de tipul YES/NO, TRUE/FALSE sau ON/OFF. OBIECT OLE câmp capabil a primi ca valoare un obiect (ex. imagine); obiectul poate fi legat sau inserat. HYPERLINK o legătură la o locańie Web. EXPERT CĂUTARE îńi permite să creezi o listă selectând o valoare din alt tabel sau lista de valori într-o casetă combinată, pentru fiecare înregistrare. Este o caracteristică avansată. Tipuri de formate În afară de tipul său, fiecare câmp are opńiuni de formatare pe care le pońi configura. Acestea se pot alege din lista Format. OpŃiunile din listă se modifică în funcńie de tipul câmpului. Moduri de vizualizare Când se lucrează cu tabele, sunt disponibile două moduri de vizualizare: Vizualizare proiect şi Vizualizare foaie de date. O metodă simplă de a comuta între ele este executarea unui clic pe săgeata orientată în jos de lângă butonul Vizualizare de pe bara de instrumente. Apoi selectează modul de vizualizare dorit din lista derulantă care apare. 5

6 Editarea tabelelor După crearea tabelelor, acestea pot fi modificate ulterior efectuând operańiile de mai jos. Adăugarea câmpurilor La versiunea 2007 se pot adăuga câmpuri noi foarte uşor, în ambele moduri de vizualizare, specificându-se un nume, un tip, o descriere şi celelalte informańii legate de formatare. Adăugarea unui câmp nou în modul Vizualizare proiect 6

7 Adăugarea unui câmp nou in modul Vizualizare foaie de date Ştergerea câmpurilor - Se selectează un câmpul dorit - 1* Pentru modul Vizualizare foaie de date din meniul Foaie de date se alege opńiunea Ştergere - 2* Pentru modul Vizualizare proiect din meniul Proiectare se alege opńiunea Ştergere rânduri Ascunderea câmpurilor Dacă nu se utilizează un câmp la un moment dat, dar vom avea nevoie de el mai târziu, este mai bine să-l ascundem decât să-l ştergem. Ascunderea unui câmp are două avantaje: - Dacă se introduc înregistrări, se pot păstra toate datele pe care le-ańi introdus în acel câmp. - ProprietăŃile câmpului, care s-au configurat atunci când ańi creat câmpul, rămân neschimbate, aşa că nu trebuie să le introduceńi din nou. Pentru a ascunde un câmp se execută click dreapta pe numele câmpului şii se selectează opńiunea Ascundere coloane sau se selectează câmpul şi din meniul Pornire din lista Mai multe se alege opńiunea Ascundere coloane (ascundereaa câmpurilor se poate face doar din modul Vizualizare foaie de date). Pentru a face să reapară câmpurile ascunse se execută click dreapta pe numele unui câmp vizibil şi se selectează opńiunea Reafişare coloane(se selectează câmpurile care vor fi reafişate în caz că s-au ascuns mai multe) sau din meniul Pornire din lista Mai multe se alege opńiunea Reafişare coloane. Ştergerea unui tabel Din fereastra Toate tabelele se execută click dreapta pe numele tabelului şi se alege opńiunea Ştergere(tabelul trebuie să fie închis înainte de a fi şters). 7

8 OperaŃii principale cu datele tabelelor Introducerea înregistrărilor - se execută click în celula în care se vor introduce date şi se tastează datele - se apasă tasta TAB sau pentru a trece la câmpul următor şi tastează noua valoare Ştergerea înregistrărilor - se selectează înregistrările care vor fi şterse - se Apasă tasta Delete Deplasarea în tabel Principalele scurtături de la tastatură care se utilizează pentru deplasarea în interiorul unui tabel sunt: ExplicaŃie Scurtătura Câmpul următor TAB Câmpul anterior SHIFT+TAB Ultimul câmp din înregistrare END Primul câmp din înregistrare HOME Acelaşi câmp din următoarea înregistrare Acelaşi câmp din înregistrarea anterioară Acelaşi câmp din ultima înregistrare CTRL+ Acelaşi câmp din prima înregistrare CTRL+ Ultimul câmp din ultima înregistrare CTRL+END Primul câmp din prima înregistrare CTRL+HOME Tipărirea unui tabel Din butonul Office se alege opńiunea Imprimare 8

9 Formatarea tabelelor Mofificarea lăńimii rândurilor şi coloanelor astfel: Una dintre cele mai uzuale metode de ajustare a lăńimii coloanelor sau a rândurilor se efectuează - se pozińionează cursorul între două nume de câmpuri (capete de coloană) sau între două rânduri. Astfel încât acesta să se transforme într-o linie orizontală cu săgeńi orientate la stânga şi la dreapta - se execută click şi Ńine apăsat butonul mouse-ului şi apoi trage marginea coloanei sau a rândului - se eliberează butonul mouse-ului în momentul în care rândul sau coloana au dimensiunea dorită RelaŃii între tabele RelaŃia între două tabele este necesară, în general, pentru construirea interogărilor care acńionează asupra acestor table (deşi relańia s-ar putea construi şi când se construieşte interogarea). 9

10 Tipuri de relańii RelaŃia Unu la mai mulńi Este cea mai frecventă în proiectarea bazelor de date ACCESS şi are următoarele caracteristici: Dacă T1 (Tabela CLIENTI) şi T2 (Tabela Operatii) sunt două tabele în care există o relańie One- Tabela legătură poate avea cheie primară dar diferită de cea de legătură. To-Many atunci: Tabela T1 este tabela primară iar T2 este tabela legată. Cheia de legătură din tabela primară trebuie să fie declarată cheie primară. Fiecărei înregistrări din tabela One îi corespunde 0, 1 sau mai multe înregistrări din tabela Many; Fiecărei înregistrări din tabela Many îi corespunde cel mult o înregistraree din tabela One. RelaŃia Unu la Unu Este utilizată mai rar în proiectarea bazelor de date ACCESS şi are următoarele caracteristici: Cheile de legătură din ambele tabele sunt chei primare; fiecărei înregistrări din una din tabele îi corespunde cel mult o înregistrare din cealaltă. Una din tabele este primară iar cealaltă legată. RelaŃia MulŃi la mai mulńi - Este nerecomandată în baze de date ACCESS dar existentă în realitate. Doua tabele se află în relańia MulŃi la mai mulńi dacă fiecărei înregistrări din prima tabelă îi corespunde 0,1 sau mai multe înregistrări din a doua şi invers. În ACCESS astfel de relańii pot fi introduse prin crearea unei a treia tabele, numită de legătura (de joncńiune) cu existenńa a două relańii de tip One-to-Many. Pentru a putea explica modul în care funcńionează relańiile am creat o bază de date BANCA. Această bază de date conńine următoarele tabele: Tabela CLIENTI: 10

11 Această tabelă are următorul conńinut: Tabela SOLD: Această tabelă are următorul conńinut: Tabela DENMONEDA: : Aceasta tabela are următorul conńinut: Tabela DENOPERATII: Această tabelă are următorul conńinut: 11

12 Tabela OPERATII: Această tabelă are următorul conńinut: Etapele creării relańiilor sunt: Se deschide baza de date (în cazul nostru BANCA). Din meniul Instrumentee bază de date se alege opńiunea RelaŃii. pe ecran apare fereastra RelaŃii care are următoarea formă: 12

13 se selectează tabelele între care vrei se creeză relańii şi apasă butonul Adăugare. Aceste tabele vor fi introduse în fereastra RelaŃii. Exemplu: Se creează o relańie One-To-Many între tabelele CLIENTI şi OPERATII. Pentru a realiza acest lucru selectează în caseta de dialog Afişare tabel cele două tabele şi inserează-le în fereastra RelaŃii. În tabela CLIENTI selectează câmpul CodClient. Se pozińionează cursorul pe câmpul CodClient (tabela CLIENTI), se agańă cu mouse-ul şi se trage peste câmpul CodClient (tabela Operatii). Pe ecran apare caseta de dialog Editare relańii în care se pot specifica caracteristicile relańiei. Această fereastră are următorii parametrii: Impunere integritate referenńială unei înregistrări din tabela primară (CLIENTI) îi corespunde cel puńin o înregistrare din tabela legată (OPERATII). Actualizare în cascadă câmpuri corelate în acest caz, modificarea unei valori pe câmpul CodClient (din tabela CLIENTI) înseamnă modificarea automată a tuturor valorilor respective şi în tabela OPERATII. Actualizare în cascadă câmpuri corelate în acest caz, ştergerea unei înregistrări din tabela primară presupune ştergerea tuturor înregistrărilor din tabela legată. 13

14 În final, se apasă butonul Crearee şi pe ecran fereastra RelaŃii va arăta astfel: Obs: În imaginea de mai sus se observă că lângă tabelul CLIENTI (câmpul CODCLIENT) apare cifra 1, iar lângă tabelul OPERATIII (câmpul CODCLIENT) apare simbolul.. Aceste simboluri apar în relańiile în care caracteristica integritate referenńială ( Impunere integritate referenńială ) este activată. Simbolul înseamnă mulńi indicând faptul că mai multe înregistrări ri din acest tabel pot să corespundă unei singure înregistrări (simbolul 1) din tabelul legat. Sortarea datelor se deschide tabela care se doreşte a fi sortată se execută click pe săgeata din colńul din dreapta al celulei cu numele câmpului după care se face sortarea se execută clic pe butoanele după câmpul selectat. Înainte de sortare: (crescător)sau (descrescător). Înregistrările sunt sortate După sortarea după câmpul NUME: 14

15 Filtrarea datelor Un filtru este o restricńiee care se pune înregistrărilor unei tabele, unei forme sau unui raport pentru a afişa doar anumite înregistrări specificate. Filtrarea este utilă în acele cazuri în care se doreşte înlăturarea unor înregistrări, astfel încât să poată vedea doar pe cele care ne interesează. Filtrarea micşorează temporar numărul de înregistrări afişate, conform criteriilor de selecńie. Pentru a filtra se parcurg următorii paşi: se execută click pe săgeata din colńul din dreapta al celulei cu numele câmpului după care se face filtrarea se debifează valorile care nu se doresc în tabel sau se selectează opńiunea Filtre (urmată după caz de tipul câmpului) Ex: Se filtrează tabela OPERATII astfel încât să fie afişańi doar clienńii cu codul 101. Înainte de filtrare: După filtrare: Indexarea datelor Indexurile accelerează căutările, catalogând conńinutul unui anumit câmp. Câmpul cheie principală este indexat în mod automat. Dacă însă se cauńă, se sortează sau se filtrează în mod frecvent utilizând un alt câmp, se poate crea un index şi pentru acel câmp. Etapele indexării: se deschide tabelul în modul de vizualizare Vizualizare proiect se selectează câmpul pe care vrem să-l indexăm din meniul Proiectare se alege opńiunea Indexuri 15

16 Notă: Nu se poate face nimic deosebit cu un index. Indexul nu este un obiect, aşa cum sunt tabelele, bazele de date sau interogările. Rolul indexului estee de a accelera căutările dar nu are funcńiile sale independente. Interogări, formulare şi rapoarte Interogări Cel mai flexibil mod de a sorta şi filtra date este interogarea, iar cel mai important fapt este că le pońi salva şi utiliza pentru a crea tabele, pentru a şterge înregistrări sau pentru a copia înregistrări într-un alt tabel. Interogările ne permit să specificăm: Câmpurile pe care vrei să le vezi Ordinea în care trebuie să apară câmpurile Criteriile de filtrare pentru fiecare câmp Ordinea în care vrei să fie sortat fiecare câmp. O interogare se creeazăă din meniul Creare, alegându-se fie Expert interogare sau Proiectare interogare. 16

17 Se aleg:tabelul, câmpurile, tipul de sortare, criteriile de filtrare. Există mai multe tipuri de interogări: de selectare,de adăugare, de actualizare, de acńiune, de ştergere. Formulare O metodă foarte bună pentru introducerea datelor în tabele este crearea de formulare. Cu ajutorul unui formular se poate aloca exact atât spańiu cât este necesar pentru fiecare câmp şi se pot introduce informańii în mai multe tabele simultan. În general, fiecare formular afişează o singură înregistrare la un moment dat. Un formular se creează din meniul Creare, alegându-se fie Formular, Proiectare formular sau Formular necompletat. Rapoarte Rapoartele sunt obiecte prin intermediul cărora se generează rezultate profesionale care pot fi afişate pe ecran, tipărite pe hârtie sau afişate pe Internet. Un raport se creează din meniul Creare, alegându-se fie Raport, Proiectare raport, Raport necompletat sau Expert raport. 17

18 18